Nonostante la prevalenza della posta elettronica, le telefonate sono ancora molto comuni nel mondo degli affari. Anche se non hai un telefono tradizionale, probabilmente hai un cellulare. Mostrare l’etichetta corretta al telefono è essenziale per tutti gli aspetti di un’azienda, dal far tornare i clienti alla negoziazione di affari.
Identificazione
Anche se potresti non vedere mai la persona dall’altra parte della linea, puoi comunque mostrare cortesia e rispetto. Invece di emanare un buon linguaggio del corpo, una telefonata di successo dipende dal tono della tua voce e dall’empatia per l’altra parte, secondo il consulente per le comunicazioni Neil Payne. Ad esempio, non vorresti chiamare un collaboratore dall’altra parte del mondo durante l’orario di lavoro perché probabilmente è notte fonda per lui.
Caratteristiche
Quello che dici in realtà comprende solo il 30 percento della prima impressione che una persona ha di te quando effettui una chiamata, secondo la Binghampton University Division of Student Affairs. L’altro 70 percento viene dalla tua voce. Anche se una persona non può vederti, di solito può dire se hai un sorriso sul tuo viso e noterà l’energia nel tuo tono.
Preparazione
Occorrono alcune ore perché le corde vocali si riscaldino e diano una voce chiara e forte. Considera l’idea di esercitarti a parlare davanti a uno specchio o di cantare sotto la doccia al mattino. Se parli molto durante il giorno, gli esercizi di respirazione profonda possono preparare lo stomaco e la gola per il resto della giornata.
Benefici
Imparare una buona etichetta telefonica aiuterà ogni aspetto della tua attività. Un potenziale cliente potrebbe chiamarti a freddo per sollecitare i tuoi servizi. Una telefonata rozza potrebbe scoraggiarlo e dare l’impressione che la tua attività manchi di adeguata professionalità. I clienti apprezzano quando chiamano un’azienda e intrattengono un’ottima conversazione, il che potrebbe farli tornare nella tua azienda.
Tip
Se chiami qualcuno, soprattutto un professionista, che non hai mai incontrato, dai sempre il tuo nome, una o due frasi su chi sei e poi il motivo della chiamata.
Chiedi alle persone che chiamano se puoi metterle in attesa invece di dirglielo o farlo automaticamente. Evita questioni personali e discorsi informali finché non conosci la persona.