La contabilità è un processo di base necessario per far funzionare qualsiasi organizzazione. Ogni debito deve essere saldato per intero e in tempo e deve essere annotato tutto il denaro in entrata. A seconda delle dimensioni di un’organizzazione, lo sviluppo di un sistema di contabilità accurato ed efficiente può essere una sfida. Sebbene molte piccole imprese tengano traccia di tutte le attività finanziarie manualmente attraverso l’uso di un libro mastro fisico, altre aziende preferiscono tenere traccia delle transazioni monetarie con software computerizzato.
Precisione
C’è un vecchio proverbio che inizia con l’affermazione “errare è umano”. Sebbene il sentimento di questa affermazione non fosse originariamente inteso come un commento sulla vita nell’era della tecnologia dell’informazione, si applica ancora. Gli esseri umani commettono errori. Un punto decimale assente o l’aggiunta di uno troppi zeri possono alterare drasticamente l’accuratezza di un report finanziario. I sistemi contabili computerizzati, d’altra parte, sono progettati per ridurre al minimo l’esistenza di tali errori. Addizioni, sottrazioni e altri calcoli vengono eseguiti dalla macchina. Ciò garantisce che solo il totale corretto elencato alla fine della contabilità generale.
Automazione
Un sistema di contabilità computerizzato elimina molti processi manuali laboriosi e dispendiosi in termini di tempo. Oltre ad automatizzare i calcoli, molti programmi software di contabilità consentono di generare vari report, come quelli di fine anno e quelli statistici, con la semplice pressione di un pulsante. Un documento che una volta richiedeva un contabile junior per la compilazione, ora può essere creato in pochi secondi. Un ulteriore vantaggio derivante dall’automazione del processo contabile è la possibilità di condividere opportunamente le informazioni. Le informazioni relative agli account aziendali possono essere inserite in modo indipendente in un sistema automatizzato da più parti autorizzate. Inoltre, i documenti contabili, come i bilanci, possono essere inviati tramite posta elettronica da un collega all’altro in pochi istanti.
Compatibilità
L’implementazione di un sistema contabile informatizzato consente inoltre a varie aziende di condividere più facilmente le informazioni finanziarie. Ad esempio, se un’azienda con procedure contabili manuali acquista un’altra organizzazione con procedure contabili manuali, potrebbero essere necessarie settimane o addirittura mesi per integrare completamente i dati finanziari delle due aziende. D’altra parte, se entrambe le società utilizzano sistemi contabili computerizzati compatibili, tutti i dati possono essere facilmente integrati perché un programma è in grado di parlare con l’altro.