Le riunioni possono togliere un morso alla tua giornata lavorativa, soprattutto se si svolgono fuori sede. Pianificare gli altri per coprire il tuo lavoro, organizzare il viaggio e pianificare uno spazio per accogliere i partecipanti ti toglie tempo da altri impegni che potresti gestire. Le riunioni virtuali possono eliminare parte delle seccature dalle riunioni.
Viaggi
Il più grande vantaggio di una riunione virtuale è che annulla la necessità di viaggiare. Invece di impiegare tre giorni della settimana lavorativa per viaggiare all’estero e presentare un rapporto a un’altra filiale della tua azienda, puoi utilizzare un software per riunioni virtuali per parlare in webcam con un microfono. Ci vogliono solo pochi istanti per impostare una riunione virtuale, a differenza delle ore o dei giorni di viaggio necessari per le riunioni che si tengono lontano dalla sede dell’ufficio principale. Nella maggior parte dei casi, le riunioni virtuali sono anche notevolmente meno costose delle riunioni fuori sede perché non sono richiesti costi di viaggio.
Preoccupazioni spaziali
Non tutte le aziende hanno una stanza abbastanza grande da contenere tutte le persone che desideri coinvolgere in ogni riunione. Se stai pianificando un seminario di grandi dimensioni, ad esempio, potresti dover affittare uno spazio con spazio per 50 persone. Invitare tutti a una riunione virtuale invece ti aiuterà a risparmiare sul costo dell’affitto di un grande spazio o di dover far entrare tutti in una stanza del tuo spazio di lavoro.
Produttività
L’organizzazione del viaggio riduce la produttività di ogni partecipante. Poiché una persona può partecipare a una riunione virtuale dalla sua scrivania, riduce sia il tempo che l’attenzione mentale necessari. Quell’energia extra può essere rimessa al lavoro, inclusa la preparazione delle presentazioni per la riunione. Uno studio Cisco sulle riunioni virtuali sottolinea che i dipendenti sono disponibili per altre attività e riunioni quando si svolgono riunioni virtuali, piuttosto che riunioni fuori sede.
Opportunità
Non tutti possono prendersi il tempo per recarsi a una riunione. Se stai ospitando una riunione per potenziali clienti, ad esempio, è probabile che più persone parteciperanno se l’evento è semplice e online invece di una riunione tradizionale più complicata. Un incontro virtuale offre a tutti l’opportunità di partecipare dalla propria scrivania. Puoi riprodurre video in streaming, condividere audio e visualizzare le webcam di molti partecipanti contemporaneamente con il giusto software per riunioni virtuali. Ci sono anche più opportunità per le riunioni, quando le riunioni virtuali fanno parte della tua struttura di lavoro. Puoi chiedere ai dipendenti di quattro uffici diversi di incontrarsi il giorno successivo, online: sarebbe molto più difficile coordinare un incontro veloce di persona.