Ospitare una conferenza dinamica e ben frequentata può posizionare la tua piccola impresa come un’azienda con solide capacità organizzative e le giuste connessioni all’interno del tuo settore. Incorporare un raggio d’azione positivo e sforzi di marketing nella pianificazione della conferenza sin dalle prime fasi: i tempi, il luogo e l’agenda della conferenza sono tutti elementi chiave per attirare i partecipanti. La pubblicità attraverso la stampa e il social networking è essenziale per raggiungere il numero massimo possibile e la gamma di partecipanti di qualità. Non trascurare il passaparola tra i clienti attuali o i partecipanti ai tuoi eventi precedenti; incoraggiare la fedeltà dei clienti attraverso sconti, tariffe per conferenze per i membri o opportunità promozionali per la propria attività.
Inizia presto
Attirare i partecipanti alla tua conferenza deve iniziare presto nel processo di pianificazione, non dopo che tutti i dettagli sono già stati impostati. Quando pianifichi la tua conferenza, considera la sede. Dovrebbe essere accattivante e accessibile al gruppo che si desidera attirare e offrire tutte le funzionalità necessarie per il successo: accesso gratuito a Internet, ampie sale riunioni interattive e moderne tecnologie di presentazione sono tutti elementi desiderabili. Le date selezionate sono importanti. Evita i conflitti con i periodi di vacanza più importanti, ad esempio, poiché molte persone non vorranno essere lontane dalla famiglia in quel momento. Anche la posizione è importante. Non tutte le conferenze possono essere programmate in un resort sulla spiaggia, ma considera un luogo con siti interessanti o attraenti per far divertire i tuoi partecipanti durante le loro ore di riposo.
Diffondere la parola
Una volta stabilite le specifiche della tua conferenza, spargi la voce. Non limitarti a parlare alla gente della tua conferenza, ma pubblicizzala attivamente. Scegli come target i gruppi che desideri alla conferenza in modi che siano in sintonia con loro. Per i gruppi industriali tradizionali o per un pubblico più maturo, invia lettere personalizzate ai membri. Fai pubblicità su riviste di settore o newsletter che il tuo pubblico di destinazione legge regolarmente. Raggiungi un pubblico professionale più giovane attraverso i social media: sfrutta il passaparola e la pubblicità stampata pubblicizzando la tua conferenza sui siti di social networking che utilizzano abitualmente. Il marketing virale in genere raggiungerà molti più potenziali partecipanti, in modo più rapido ed economico, rispetto ai supporti pubblicitari stampati. Un’altra opzione che probabilmente attirerà i clienti esperti di Web sono i blog sul settore. Coinvolgi i blogger chiave nel generare buzz per la tua conferenza, magari attraverso concorsi o omaggi.
Presentatori e argomenti
La totalità dell’agenda della conferenza è fondamentale per attirare i partecipanti. Seleziona una serie di argomenti pertinenti per il pubblico desiderato. Includere presentazioni che offrano loro modi innovativi per commercializzare i propri prodotti o eseguire i propri servizi. La partecipazione interattiva o le opportunità di apprendimento possono aiutare a incoraggiare la partecipazione di persone nuove nel settore. Anche una piccola impresa può attirare i partecipanti offrendo presentatori di grandi nomi, in particolare quelli riconosciuti come leader del settore o innovatori, se il budget lo consente. Se i tuoi fondi sono limitati, potresti essere in grado di attirare alcuni presentatori garantendo loro sconti, pubblicità gratuita o altre opportunità promozionali per integrare qualsiasi compenso finanziario che offri.
Connessioni cliente / cliente
I tuoi sforzi di sensibilizzazione ai potenziali partecipanti devono convincerli del valore di partecipare alla tua conferenza. L’opportunità di interagire con esperti del settore, partecipare a tavole rotonde e acquisire conoscenze che migliorano la loro carriera sarà interessante per la maggior parte delle persone che considerano la partecipazione all’evento. Incoraggia l’impegno dei partecipanti offrendo uno sconto a coloro che si registrano entro una certa data o offri loro uno sconto per portare altri partecipanti. Oltre alla posizione, all’agenda e ai relatori e ai potenziali sconti, anche l’opportunità di lavorare in rete con altri nello stesso settore o in attività correlate attirerà i partecipanti. Assicurati che la tua agenda offra ampie opportunità ai partecipanti di socializzare, tenere riunioni informali e interagire tra loro.