Per organizzare una riunione efficace, è necessario il giusto mix di persone. Invita troppe persone ed è difficile concentrarsi. Invita troppo pochi o le persone sbagliate e avrai difficoltà a prendere decisioni che restano fedeli. In qualità di imprenditore, puoi massimizzare il tuo tempo e la tua produttività scegliendo strategicamente le persone che parteciperanno alla tua prossima riunione.
Creazione dell’agenda
Una volta che sai cosa devi realizzare in una riunione, avrai indicazioni su chi deve essere presente per aiutarti a realizzarlo. Secondo Bloomberg BusinessWeek, un’agenda forte aiuta i partecipanti alla riunione a concentrarsi sullo scopo e sugli obiettivi della riunione. Crea la tua agenda della riunione elencando gli obiettivi della riunione e sviluppando una bozza di ciò che dovrai discutere o fare per realizzarli. Inoltra la tua agenda alle persone di cui sai che devono essere presenti, come il tuo vicepresidente o partner commerciale, e chiedi loro di perfezionarla. Una volta finalizzato l’ordine del giorno, collabora con il tuo team di leadership per creare un elenco di partecipanti.
Sviluppo di una struttura per riunioni
Esistono molti tipi diversi di strutture per riunioni e ciascuna influenza l’elenco dei partecipanti. Invece di una tradizionale riunione in una sala conferenze, ad esempio, puoi tenere gruppi di breakout da tre a quattro persone. Alla fine del periodo di pausa del gruppo, ogni gruppo nominerà un leader per riferire le idee del gruppo. Se hai intenzione di organizzare gruppi di breakout, dovrai decidere quali tipi di gruppi ti servono, ad esempio uno per rappresentare il marketing e uno per rappresentare il servizio clienti. Questo ti aiuterà a determinare le persone che dovrebbero partecipare.
Estendere la cortesia aziendale
Prima di finalizzare l’elenco delle riunioni, valuta se hai dimenticato qualcuno che è influenzato dalle decisioni che intendi prendere durante la riunione. Ad esempio, se si prevede di rivedere una procedura operativa standard relativa ai file dei clienti, il proprio assistente amministrativo dovrebbe essere presente se è quello che in genere gestisce l’archiviazione del cliente. Omettere una persona da una riunione che influisce sul suo dipartimento o ruolo può rendere la collaborazione con quella persona più difficile in futuro e, se viene eseguita di routine, può portare a un ambiente di lavoro ostile.
Rispettare i vincoli
L’argomento della riunione potrebbe richiedere la partecipazione di alcune figure autoritarie. Se hai intenzione di discutere di informazioni sensibili, rispondere a una minaccia legale o gestire una questione relativa al personale, la legge o la politica aziendale potrebbe richiedere la presenza di un rappresentante sindacale, un avvocato o un professionista delle risorse umane. L’avvocato della tua azienda può consigliarti su chi dovrebbe partecipare a una riunione delicata.