Il protocollo e l’etichetta sono molto apprezzati negli affari. Forse sei rimasto scioccato quando un estraneo assoluto si è avvicinato e ti ha chiamato per nome, finché non ti sei reso conto di avere ancora una targhetta con il nome sul bavero. Anche se potresti non essere stato offeso, è stato un esempio di quanto possa essere stridente un approccio troppo casuale; certamente non il tipo di impressione che vorresti dare in una prima comunicazione con un dirigente d’azienda che conosci a malapena. Anche se gli standard di etichetta hanno favorito un comportamento più casuale, le prime impressioni continuano a dettare un approccio attento. Non si può mai essere criticati per avere buone maniere.
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Chiama l’assistente del funzionario aziendale a cui scriverai. Spiega che invierai un’e-mail e che volevi assicurarti dell’indirizzo e-mail corretto, dell’ortografia del nome del funzionario e di come gli piace essere contattato. Questa è una richiesta standard e l’assistente sarà lieto di rispondere alle tue domande e potrebbe anche darti alcuni suggerimenti su come affrontare l’argomento di cui stai scrivendo.
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Usa il formato e-mail standard ed evita le e-mail fisse, le emoticon o la grafica carina. Molte aziende eliminano il codice HTML dalle loro e-mail in entrata per preservare la sicurezza. Questo lascia un messaggio di testo privo di grafica, caratteri speciali e grassetto o corsivo.
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Inizia la tua lettera usando “Gentile Signore” (o Signora) se non conosci il nome del funzionario. Altrimenti, usa “Gentile Sig. Cognome”. “Gentile Signora Cognome” è considerato appropriato in un contesto lavorativo.
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Utilizza la designazione professionale della persona, come “Jane Doe, CPA” o “John Smith, Ph.D.” Per gli avvocati, utilizzare “Jane Doe, Esquire” o “John Smith, Attorney at Law”. Quando si utilizza la designazione professionale, omettere Mr. o Ms. dal nome. Utilizzare la designazione professionale solo quando si scrive corrispondenza commerciale; in caso contrario, utilizzare Mr. o Ms.
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Evita prosa fiorita, gergo o commenti impertinenti. Mantieni le tue comunicazioni aziendali come un business. Chiudi con un tradizionale “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti” e firma il tuo nome completo. Non utilizzare il tuo nickname a meno che non sia come ti si rivolge normalmente nelle impostazioni aziendali.