Un’attività chiave di gestione dei contratti è l’elaborazione delle offerte che un’organizzazione riceve a seguito di una richiesta di proposte. Il processo di selezione dell’aggiudicatario comprende procedure per l’invio, la ricezione e la valutazione delle offerte. Le organizzazioni devono scegliere gli offerenti, emettere la RFP e inviarla a fornitori qualificati. Devono ricevere le offerte chiudendo le offerte e seguire una procedura neutra e sicura per l’apertura delle offerte. Il personale valuta le diverse parti delle offerte per la conformità con i documenti di offerta. Le organizzazioni devono garantire che le procedure di selezione dell’aggiudicatario identifichino in modo affidabile la proposta che offre il miglior valore e rimangano libere da influenze esterne.
Selezione degli offerenti
Le organizzazioni vogliono che un numero di offerenti risponda alle loro RFP per garantire che le offerte siano competitive, ma non vogliono che gli offerenti non abbiano alcuna esperienza o che non siano qualificati per svolgere il lavoro. Per eliminare gli offerenti indesiderati, le organizzazioni possono organizzare un round di qualificazione in cui gli offerenti devono presentare la loro esperienza e qualifiche. Le organizzazioni possono anche inserire tali qualifiche nella richiesta di proposte stessa e non valutare le offerte che non dimostrano la competenza richiesta. Idealmente, tre o quattro offerenti qualificati presenteranno offerte competitive.
Emissione della RFP
Le organizzazioni devono garantire che la RFP che emettono attiri le offerte di numerosi fornitori competenti. Se la RFP impone condizioni irragionevoli o specifica prestazioni irrealistiche, le aziende non faranno offerte. Se la RFP favorisce un particolare fornitore, i suoi concorrenti non possono fare offerte. Le organizzazioni devono garantire, attraverso una procedura di discussioni tecniche preliminari con potenziali fornitori, che la loro RFP sia attraente.
Ricezione delle offerte
Un problema chiave per le organizzazioni che desiderano eseguire un processo di offerta equo è garantire che i fornitori non ricevano informazioni sui prezzi di un concorrente. Un processo di offerte chiuse e sigillate con un’apertura di offerta programmata evita perdite di prezzo interne all’organizzazione. I fornitori devono consegnare offerte sigillate prima di un tempo specificato e il personale dell’organizzazione quindi apre tutte le offerte insieme e registra i dati chiave in presenza della direzione.
Valutazione della conformità
Anche se un offerente è qualificato, potrebbe non aver presentato una proposta che soddisfi le esigenze di base dell’organizzazione. Il primo passo nella valutazione delle offerte è garantire che ogni offerta sia conforme ai requisiti obbligatori della RFP. L’organizzazione deve mettere in atto procedure per identificare le offerte non conformi e smettere di valutarle ulteriormente.
Valutazione dei vantaggi
Procedure aggiuntive valutano le offerte conformi in termini di benefici previsti per l’organizzazione. Idealmente, queste procedure consentono al personale di esprimere vantaggi in termini di quantità misurabili o vantaggi in termini di costi che possono essere applicati equamente a tutti gli offerenti. L’organizzazione può quindi classificare gli offerenti in termini di costo più basso e massimo vantaggio.
Selezione dell’aggiudicatario
Dopo che l’organizzazione ha identificato l’offerente che offre il miglior valore, deve negoziare un contratto finale. A questo punto, si applicano le procedure di aggiudicazione, ma l’aggiudicatario deve essere identificato pubblicamente solo una volta che è certo che un contratto può essere firmato. In caso contrario, l’organizzazione deve avviare le trattative con l’offerente secondo classificato. Le procedure che un’organizzazione segue nella valutazione delle offerte costituiscono la base per la successiva gestione del contratto.