Qualsiasi dipendente con accesso a documenti riservati necessita di formazione sulla corretta gestione e smaltimento dei documenti. Sebbene i custodi non accedano regolarmente ai documenti per motivi di lavoro, spesso incontrano i documenti durante il processo di smaltimento. I bidelli con accesso ad aree riservate devono comprendere l’importanza dell’accesso illegale o del prelievo di documenti sensibili.
Accordo
Un accordo universale per i dipendenti sui documenti riservati delinea come vengono gestiti e smaltiti i documenti sensibili. Come parte della formazione, rivedi i dettagli di questo accordo con i custodi del personale. Richiedi a ogni bidello di firmare l’accordo proprio come faresti con i dipendenti che lavorano direttamente con i documenti come parte del lavoro. Indipendentemente dal fatto che i custodi entrino o meno regolarmente in contatto con documenti come informazioni sui salari o file dei clienti, devono comunque comprendere le aspettative e accettare di rispettare la politica.
Significato
La formazione dei custodi sul significato del loro ruolo nel processo di protezione dei documenti riservati li aiuta a comprendere le loro responsabilità. Spiegare in che modo le fughe di informazioni riservate influiscono sull’azienda, che possono includere violazioni della sicurezza, danni al benessere finanziario dei clienti, perdita di affari e danni all’immagine dell’azienda. Informa i custodi di come sono in grado di svolgere un ruolo fondamentale seguendo le procedure standard di gestione dei documenti. Mantenendo al sicuro i documenti, i custodi aiutano a proteggere l’integrità e la redditività dell’azienda.
Procedure
Incorpora le procedure specifiche che hai in atto per la gestione di documenti sensibili. Insegna ai custodi come smaltire correttamente i documenti contrassegnati per la distruzione. Informa i custodi come procedere se si imbattono in documenti delicati che non sono stati adeguatamente gestiti da altri dipendenti. Ad esempio, istruisci i custodi su cosa fare se trovano documenti riservati nel normale bidone della spazzatura o nel cestino quando dovrebbero effettivamente andare in un bidone della spazzatura chiuso a chiave. Personalizza questa parte della formazione in base alle procedure accettabili che hai già stabilito per mantenere al sicuro le informazioni della tua azienda.
sanzioni
Assumere dipendenti affidabili in tutte le posizioni riduce il rischio di violazioni della sicurezza, ma è anche necessario un piano disciplinare nel caso in cui i dipendenti gestiscano intenzionalmente i documenti aziendali. Includere la sanzione per le infrazioni della politica con l’addestramento del bidello. Fai sapere ai custodi che potrebbero essere intentate accuse penali anche se prendono intenzionalmente e vendono le informazioni a terzi. Conoscere le sanzioni a volte è un deterrente per un custode che potrebbe altrimenti essere tentato di accedere a documenti riservati.