Come due piselli nello stesso pod di Microsoft Office Suite, PowerPoint ed Excel sono stati progettati per funzionare perfettamente l’uno con l’altro, offrendo agli utenti la possibilità di tagliare da uno e incollarli direttamente nell’altro. Approfitta di questa partnership utilizzando un modello PowerPoint per creare un organigramma e riempirlo con i dati di Excel. PowerPoint offre modelli di grafici gerarchici preimpostati, quindi non dovrai nemmeno impostarne uno tu stesso. Basta raggruppare le informazioni di Excel di cui hai bisogno e unirle con PowerPoint.
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Avvia Microsoft PowerPoint, quindi fai clic sulla scheda “Inserisci”. Fare clic sul pulsante “SmartArt” sulla barra multifunzione.
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Fare clic sull’opzione “Gerarchia” nel pannello di sinistra della finestra “Scegli un elemento grafico SmartArt”. Scegli una delle opzioni per l’organigramma e fai doppio clic su di essa. Il grafico si apre nella diapositiva di PowerPoint.
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Avvia Microsoft Excel e fai clic sulla scheda “File”, quindi su “Apri”. Passare al foglio di calcolo con i dati da utilizzare per l’organigramma e fare doppio clic sul nome del file. Se hai due monitor, trascina il foglio di calcolo Excel sul secondo monitor.
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Evidenzia l’informazione sul grafico di Excel, come il nome e il numero di telefono della persona in alto nella tua azienda. Premere i tasti “Ctrl” e “C” per copiare.
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Fare clic di nuovo sulla diapositiva di PowerPoint. Fare clic nella casella in alto o nell’unità dell’organigramma, all’interno della casella “[Testo]”. Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona “Incolla”. I dati del foglio di calcolo Excel vengono incollati nell’organigramma di PowerPoint. Si noti che incollare una lunga stringa di dati di Excel può causare la riformattazione di PowerPoint della casella di testo e del grafico, rendendoli più piccoli.
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Fare clic di nuovo su Excel e copiare il dato successivo da utilizzare nell’organigramma di PowerPoint. Fare clic con il pulsante destro del mouse nella casella di testo successiva e incollarla. Per incollare più rapidamente, fare clic sul pulsante “Riquadro testo” sulla barra multifunzione “Strumenti SmartArt” di PowerPoint. Si apre una casella in cui è possibile digitare o incollare tutti i dati di Excel contemporaneamente invece di fare clic singolarmente in ciascuna casella di testo.
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Continua a incollare i dati di Excel fino al completamento del grafico. Chiudi il foglio di calcolo di Excel senza salvarlo di nuovo.
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Fai clic sulla scheda “File”, quindi su “Salva con nome”. Immettere un nome per l’organigramma di PowerPoint e fare clic sul pulsante “Salva”.