La funzione principale di Excel è collegare le celle, attraverso l’uso di formule, in modo che la cella della formula cambi quando i dati vengono inseriti nelle celle collegate. Il modo migliore per memorizzare le informazioni nei fogli di calcolo è attraverso l’uso di formule.
Un po ‘di discorso tecnico
Microsoft Excel memorizza le informazioni come un valore o una formula. Un valore è un’informazione immutabile, come il tuo nome o lo stipendio. Una formula dipende da altri valori e cambierà di conseguenza. Ad esempio, un semplice foglio di calcolo contiene un elenco di 12 stipendi mensili; una formula potrebbe essere utilizzata per sommare quei 12 valori per produrre uno stipendio annuale. Se ne elenchi sei invece di 12, la formula si aggiornerà con il tuo stipendio semestrale. È possibile memorizzare la formula come valore dopo aver ottenuto la risposta desiderata, impedendo modifiche future.
Le cose cambiano
Seguendo il nostro precedente esempio di stipendio, potresti ottenere un aumento durante l’anno. Se hai provato a utilizzare lo stesso foglio di calcolo dopo aver modificato la formula in un valore, dovresti creare una formula completamente nuova per ottenere le nuove informazioni. Ricreare una formula potrebbe non essere un grosso problema per un semplice calcolo, ma immagina un foglio di calcolo che utilizzi il tuo stipendio per preventivare le spese del mese. La formula dovrebbe essere ricreata per ogni categoria di spesa.
Come sono arrivato qui?
Un altro vantaggio di conservare i dati della formula è la capacità di capire da dove proviene la risposta, soprattutto se le informazioni sono memorizzate su un foglio separato. Utilizzando la barra della formula, puoi analizzare la tua formula e scoprire esattamente da quale foglio e cella provengono le informazioni. Puoi anche analizzare gli operatori matematici che hai usato nella formula per assicurarti di aver moltiplicato la cifra corretta dello stipendio per il giusto numero di mesi, invece di sommare i numeri insieme.
Si prega di condividere!
I fogli di calcolo vengono utilizzati frequentemente in ambito aziendale e i fogli di calcolo aziendali vengono generalmente utilizzati o visualizzati da più persone. Se lasci i dati della formula nel foglio di calcolo, sarà più facile per la persona successiva capire il processo e giungere alla tua stessa conclusione. Sarà anche più facile per il tuo supervisore testare la logica alla base dei tuoi calcoli prima di darla al capo al piano di sopra. Se devi apportare una modifica, sarai in grado di renderla più veloce e affidabile.
Rischi e ricompense
C’è il rischio che le informazioni cambino dopo aver ottenuto una risposta che ti piace o se qualcun altro apporta modifiche al foglio di calcolo. Esistono tre metodi comuni per impedire le modifiche a un foglio di calcolo. Una soluzione è salvare il foglio di calcolo come PDF. Un’altra soluzione è creare un backup del foglio di calcolo con le formule e distribuire solo copie con valori. Se è necessario apportare una modifica, utilizzare il backup. La terza soluzione è bloccare il foglio di calcolo.