Se non registri le conversazioni che hai con i tuoi dipendenti, al momento della revisione probabilmente avrai difficoltà a ricordare il feedback che hai già fornito loro. Se hai affrontato problemi come la presenza al lavoro e i conflitti durante queste conversazioni, è particolarmente importante documentarli. Mantenere un registro affidabile delle comunicazioni può aiutare a proteggere te e la tua azienda da una causa legale, oltre a servire semplicemente per aiutarti a ricordare gli argomenti che hai trattato con i tuoi lavoratori.
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Scegli un formato per registrare le tue conversazioni. Potresti scrivere la tua documentazione in un programma di elaborazione testi o semplicemente scriverla a mano. Seleziona il metodo che è più probabile che tu faccia regolarmente.
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Crea una cartella di file per ogni dipendente. Quando devi registrare una conversazione, puoi scriverla direttamente su un foglio creato a tale scopo nel file. Se digiti la tua documentazione, stampala mensilmente e aggiungila al file fisico del dipendente. Conserva questi file in uno schedario chiuso a chiave per proteggere la privacy dei dipendenti.
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Registra ogni conversazione, a partire dalla data e dall’ora in cui è avvenuta, consiglia Deborah Hall, specialista delle risorse umane. Questo non solo stimola la tua memoria su quando è avvenuta la conversazione, ma ti consente di riconoscere i modelli che potresti dover affrontare.
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Sii specifico. Piuttosto che fare affermazioni vaghe come “Bob è arrivato di nuovo in ritardo oggi”, scrivi: “Bob è arrivato in ritardo di 25 minuti per lavorare oggi, con il risultato che un dipendente del primo turno ha dovuto fare gli straordinari”.
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Includere dettagli da una varietà di conversazioni, comprese informazioni su obiettivi, idee e partecipazione a riunioni, consiglia Kristie Beerley, Vice Presidente di Strategic Advantage, Inc. Attenersi ai fatti, sforzandosi di creare un profilo imparziale delle comunicazioni con il proprio dipendente.
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Attenersi sempre alla politica aziendale. Ciò potrebbe includere la notifica alle risorse umane dopo aver documentato un certo numero di assenze, l’utilizzo di un registro di documentazione specifico o la notifica al proprio supervisore quando un dipendente solleva un argomento specifico, come la necessità di un congedo medico.