Quando la tua azienda chiede ai dipendenti di utilizzare la propria auto come parte del proprio lavoro, può comportare una spesa considerevole. Le aziende possono pagare un rimborso chilometrico che conta come una spesa aziendale e che è esentasse anche per i dipendenti. Tuttavia, se non stabiliscono requisiti che seguono le regole dell’Internal Revenue Service, sia l’azienda che i dipendenti potrebbero perdere i vantaggi fiscali.
Rimborso miglia
Le aziende sono disposte a rimborsare il chilometraggio per compensare i dipendenti in modo da trattenere e assumere meglio le persone di cui hanno bisogno, secondo HR Hero. In genere, i requisiti aziendali per il rimborso delle miglia sono stabiliti in base alla tariffa standard annuale dell’IRS per i viaggi d’affari. Ad esempio, nel 2013, un’azienda potrebbe pagare fino a 56.5 centesimi per miglio e cancellarlo come spesa aziendale. Questo è molto più semplice che tenere registrazioni dettagliate delle spese operative effettive. I requisiti dell’azienda in genere limitano il rimborso alla tariffa standard o inferiore. Se a un dipendente viene corrisposta un’aliquota più elevata, l’extra conta come compensazione imponibile per il dipendente.
Documentare il chilometraggio
Una società che paga il rimborso delle miglia deve rispettare le linee guida per la documentazione dell’IRS. I dipendenti devono conservare un registro dei viaggi d’affari e inviarlo a intervalli regolari. Ad esempio, la tua azienda potrebbe chiedere ai dipendenti di consegnare un registro delle miglia alla fine di ogni periodo di paga. Per ogni viaggio di lavoro, questo record deve indicare le letture del contachilometri iniziale e finale, nonché la distanza, lo scopo, la destinazione e la data del viaggio.
Uso commerciale
Per essere considerato una spesa aziendale, il rimborso del chilometraggio può essere pagato solo per l’utilizzo di un veicolo direttamente correlato al lavoro. Alcuni esempi di guida legata al lavoro sono visitare i clienti, effettuare depositi bancari e ritirare forniture per ufficio. Il pendolarismo da e verso la normale sede di lavoro e la casa di un dipendente non è considerato una spesa aziendale. I dipendenti non possono fare commissioni personali durante un viaggio d’affari, ad eccezione delle soste necessarie come le pause pranzo.
Considerazioni
A volte un’azienda paga in anticipo un rimborso chilometrico. Ciò è utile, ad esempio, quando un dipendente è in viaggio fuori città. Le aziende devono richiedere al dipendente di restituire l’eventuale rimborso in eccesso. Un’azienda può scegliere di pagare meno della tariffa standard dell’IRS per i viaggi d’affari. In questo caso, il dipendente ha diritto a richiedere la differenza a titolo di detrazione fiscale. Ad esempio, se il tuo datore di lavoro paga 40 centesimi per miglio e l’aliquota standard è di 56.5 centesimi, puoi stornare 16.5 centesimi per miglio per la guida legata al lavoro quando presenti la dichiarazione dei redditi.