I sistemi di tracciamento del lavoro si basano sul seguire le relazioni delle attività dal momento in cui l’attività viene ordinata, o inserita, fino al momento in cui viene completata o consegnata. Le aziende che elaborano e gestiscono progetti complessi possono trarre vantaggio da un sistema di tracciamento del lavoro per migliorare la produttività e la comunicazione tra i reparti. La selezione del sistema giusto dipende dalle esigenze individuali della tua azienda, ma alcune funzioni chiave sono essenziali per garantire la corretta consegna del prodotto o servizio finale.
Input degli ordini di lavoro, pianificazione e gestione delle risorse
L’inizio o l’input è solitamente il primo passo per l’elaborazione dei progetti in un sistema di tracciamento del lavoro. Il sistema assegna un numero di lavoro, dopodiché i requisiti di lavoro, i preventivi, le specifiche e le scadenze vengono inseriti nel sistema. Una funzione di pianificazione è essenziale per dare la priorità ai lavori e prevenire schemi di lavoro imprevedibili. Man mano che i dettagli del progetto vengono acquisiti, le risorse e la disponibilità del prodotto possono essere verificate rispetto all’inventario esistente.
Assegnazione dei compiti, pianificazione e rapporti sullo stato
Un sistema di tracciabilità del lavoro assegna le attività ai reparti o al personale, quindi aggiorna lo stato del lavoro man mano che scorre attraverso la produzione. Se il tuo sistema richiede funzioni di stato specifiche del settore, come “Out for Parts” o “In attesa di approvazione del progetto”, che riguardano il tuo prodotto o servizio, la possibilità di creare impostazioni personalizzate può rendere il sistema più facile da usare. Un rapporto sullo stato che dettaglia le ore lavorate, le attività completate o il tempo di consegna stimato fornisce informazioni critiche per garantire che il progetto non superi il budget o si perda nel sistema.
Interfaccia e sicurezza
Se il tuo software di monitoraggio del lavoro è basato sul Web, i tuoi dipendenti possono lavorare e collaborare ai progetti da qualsiasi computer con una connessione Internet. Idealmente, il software dovrebbe assegnare agli account utente protetti da password le autorizzazioni per determinati progetti. Un sistema di tracciamento del lavoro non dovrebbe avere limiti al numero di lavori, attività o progetti che possono essere elaborati.
Fatturazione e chiusura
Un sistema di fatturazione integrato con i componenti di input e flusso di lavoro del sistema di tracciamento fa risparmiare tempo al reparto di fatturazione dell’azienda e fornisce una documentazione dettagliata a supporto del costo del progetto. Un sistema di monitoraggio del lavoro può mostrare addebiti in sospeso, inviare promemoria automatici e integrarsi con i gateway del commerciante per il pagamento online, se applicabile.
Domanda
Qualsiasi settore o operazione con progetti o operazioni complessi può trarre vantaggio da un sistema di tracciamento del lavoro per gestire e tenere traccia del ciclo di vita di ogni progetto. Le aziende che traggono vantaggio dai sistemi di monitoraggio del lavoro includono agenzie pubblicitarie, produttori di scatole, designer di abbigliamento, laboratori fotografici, segherie, aziende di web design e panifici, solo per citarne alcuni. Se il tuo flusso di lavoro è complesso, se è orientato alla scadenza o se migra da un punto all’altro del suo ciclo di vita, un sistema di tracciamento del lavoro può aiutarti a gestire ogni passaggio fino al completamento.