Se pensi che riprogrammare un incontro di lavoro tra due persone sia una sfida, prova a convincere una dozzina o più partecipanti a concordare un nuovo orario per la riunione. Pianificazioni frenetiche, incidenti imprevisti e cambiamenti dell’ultimo minuto possono ritardare o addirittura posticipare riunioni che hanno richiesto molto tempo per essere pianificate. Se utilizzi Google Calendar per pianificare riunioni ed eventi di lavoro, puoi lasciare che il suo strumento di riprogrammazione intelligente ti aiuti a riprogrammarli automaticamente.
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Vai alla pagina Web di Google Calendar Labs e accedi al tuo account. Trova la funzione di riprogrammazione intelligente e fai clic sul pulsante di opzione “Abilita” accanto a tale funzione.
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Fare clic su “Salva” per salvare le modifiche e visualizzare il calendario. Vedrai un nuovo pannello “Riprogrammazione intelligente” sul lato destro della pagina Web.
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Passa al piccolo calendario mensile sul lato sinistro della pagina e fai clic su una data in cui è presente una riunione che desideri riprogrammare. Il sito visualizza un calendario più grande che mostra una settimana in una tabella. La settimana che mostra contiene la data selezionata. I giorni della settimana vengono visualizzati orizzontalmente nella parte superiore della tabella e le ore del giorno vengono visualizzate verticalmente lungo il lato sinistro della tabella. Tutte le riunioni che hai pianificato per quella settimana vengono visualizzate nella tabella.
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Fare clic sulla riunione che si desidera riprogrammare e passare al pannello Riprogrammazione intelligente. Mostra il titolo della riunione e un collegamento “Trova un nuovo orario” sotto il titolo. Fare clic sul collegamento per visualizzare la pagina Riprogrammazione intelligente. Quella pagina mostra un elenco verticale di possibili orari di riunione, in base ai singoli calendari dei partecipanti alla riunione. Google Calendar ordina l’elenco per “Conflitti”, dove inserisce gli orari meno conflittuali all’inizio dell’elenco. Nella parte superiore dell’elenco vengono visualizzati un collegamento “Conflitti” e un collegamento “Data”.
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Fare clic sul collegamento “Data” se si desidera ordinare l’elenco per data. Spostati sul lato sinistro della pagina e visualizza un pannello contenente date e orari che puoi scegliere. Fai clic sul menu a discesa “Trova un nuovo orario” e seleziona una nuova durata della riunione se desideri modificare la durata della riunione originale.
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Fai clic su una delle date nel menu a discesa “Primo giorno” se desideri selezionare la prima data che desideri venga presa in considerazione da Smart Rescheduler. Hai anche la possibilità di selezionare la prima ora e l’ultima dai menu a discesa “Prima ora” e “Ora più recente”.
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Scorri l’elenco degli orari delle riunioni e fai clic su “Mostra dettagli” accanto a quello che sembra promettente. Lo Smart Rescheduler mostra i dettagli sull’orario scelto come conflitti e potenziali conflitti. Fare clic sul pulsante “Pianifica questo” accanto all’orario di una riunione dopo aver trovato quello che funziona meglio e ha il minor numero di conflitti.
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Fai clic su “Salva modifiche” quando un messaggio di conferma chiede se desideri spostare l’evento alla nuova ora. Accanto al pulsante “Salva modifiche” viene visualizzata una casella di controllo “Notifica agli ospiti questa modifica”. Fare clic sulla casella di controllo se si desidera che Google invii una notifica ai partecipanti alla riunione della nuova ora della riunione.