La tenuta dei registri aziendali è una responsabilità importante di ogni imprenditore. Sebbene non sia possibile conservare tutti i documenti aziendali a tempo indeterminato, la tua società a responsabilità limitata può trovarsi in difficoltà finanziarie se non può sostenere entrate e spese dichiarate nelle dichiarazioni dei redditi federali. I registri bancari, come estratti conto mensili e assegni annullati, devono essere conservati almeno per il tempo in cui è tenuto a rispondere alle domande dell’Internal Revenue Service sull’attività commerciale durante quell’anno.
Tenuta dei registri generale
La tua LLC opera secondo le leggi dello stato in cui hai depositato i suoi articoli di organizzazione. La legge statale richiede alle LLC di tenere registri di base di costituzione, proprietà, entrate e spese, ma è l’IRS che impone un onere di conservazione dei registri che ha le conseguenze più significative se la LLC non riesce a produrre documenti giustificativi quando richiesto. L’IRS richiede a tutti i contribuenti di tenere registrazioni adeguate delle entrate e delle spese annuali per supportare le dichiarazioni dei redditi presentate, sebbene l’agenzia non specifichi i tipi di record che un’azienda deve conservare. Un’azienda può conservare tutti i registri che dimostrano adeguatamente le informazioni fornite nella sua dichiarazione dei redditi.
Registrazioni bancarie
L’uso dei registri bancari è uno dei modi più semplici per dimostrare entrate e spese, quindi la regola pratica è di dare un’alta priorità alla conservazione di estratti conto mensili, distinte di deposito, assegni annullati e riepiloghi annuali. I rendiconti mensili vengono in genere utilizzati per riconciliare il sistema contabile di una LLC con il conto bancario della società, quindi i rendiconti sono importanti per l’audit interno e per scopi fiscali.
Raccomandazioni IRS
L’IRS raccomanda agli imprenditori di conservare i documenti che supportano una dichiarazione dei redditi fino allo scadere del periodo di limitazioni per l’azione dell’agenzia su tale dichiarazione. Il periodo di prescrizione è il periodo di tempo durante il quale la LLC può modificare la propria dichiarazione dei redditi o l’IRS può calcolare tasse aggiuntive. In circostanze normali, il periodo di prescrizione è di tre anni; tuttavia, se la società non riporta un reddito pari o superiore al 25 percento del reddito lordo riportato sulla restituzione, l’agenzia suggerisce di conservare la documentazione per sei anni. Se l’azienda richiede una detrazione per crediti inesigibili, cosa che fanno molte aziende di vendita al dettaglio, l’agenzia suggerisce di tenere registri per sette anni. Ha più senso per una LLC conservare i registri bancari per almeno sette anni per proteggersi da qualsiasi scenario IRS ordinario; tuttavia, è anche ragionevole conservare i documenti bancari per soli tre anni se l’attività è finanziariamente semplice.
altre considerazioni
Senza regole rigide per la conservazione dei record, spetta a ciascuna azienda implementare una politica di conservazione dei record per soddisfare le proprie esigenze. L’IRS non è l’unico fattore da considerare quando si decide per quanto tempo conservare i registri bancari. Alcuni documenti possono avere importanza legale nel caso in cui venga intentata una causa. La società potrebbe voler conservare i registri bancari di un determinato anno fino alla scadenza del periodo di prescrizione di qualsiasi azione legale che potrebbe essere intentata contro la società, in genere da 7 a 10 anni.