Le riconciliazioni di chiusura confrontano i saldi dei conti interni ed esterni, o libri contabili e sub-libri contabili, per trovare discrepanze nei record contabili di una società. Le aziende spesso eseguono riconciliazioni sui saldi di chiusura mensili, trimestrali o annuali per garantire che i rapporti finanziari rappresentino accuratamente la posizione finanziaria di un’azienda. Le riconciliazioni bancarie, in cui una società confronta i saldi dei conti interni con i saldi dei conti bancari, sono tra i tipi più comuni, ma i reparti contabili possono anche riconciliare la contabilità fornitori, la contabilità clienti e qualsiasi conto attività. Sapere come condurre un’analisi del conto sui saldi di chiusura mensili, trimestrali e annuali è fondamentale per una sana gestione finanziaria e rendicontazione.
Raccogli dati di riconciliazione
Eseguire bilanci di verifica e riconciliazioni di chiusura e raccogliere tutti i dati di riconciliazione per il periodo che si desidera analizzare. Includere i record dei saldi dei conti prima e dopo eventuali rettifiche di riconciliazione, nonché eventuali report esterni utilizzati nel processo. Assegna più di una persona a ricontrollare gli aggiustamenti di riconciliazione. Ciò può ridurre le possibilità di frode o false dichiarazioni dei saldi dei conti.
Analizza le discrepanze di chiusura
Per ogni account riconciliato, analizzare la dimensione e la significatività di ogni discrepanza che è stata aggiustata. Se stai analizzando gli stessi account su più periodi, analizza la coerenza delle discrepanze nel tempo per trovare le tendenze in account specifici. Ad esempio, potresti scoprire che i saldi delle scorte hanno dovuto essere ridotti del 10% a ogni chiusura trimestrale dell’anno passato. Ciò potrebbe fornire un indizio che conduce alla causa e alla potenziale soluzione delle discrepanze. Quando analizzi i conti, prendi nota di come è stato rettificato ogni conto, indipendentemente dal fatto che tu abbia rettificato un saldo interno o scoperto e corretto un errore in un conto esterno, come i record bancari per un conto corrente aziendale.
Analizza le politiche e le procedure contabili
In caso di discrepanze significative o insolite, analizzare le politiche e le procedure contabili coinvolte nell’aggiornamento, nel mantenimento e nella rendicontazione di tali saldi contabili. Determina chi è responsabile delle modifiche ai conti o quali sistemi automatizzati aggiornano i saldi. Analizzare le procedure di revisione e la frequenza per i conti in questione. Analizza le misure di salvaguardia in atto per proteggere i conti da accessi non autorizzati e determina come e quando i saldi dei conti vengono segnalati agli stakeholder interni o esterni. Scavare più a fondo nelle discrepanze può far luce sulla loro fonte. Potresti scoprire che le discrepanze derivano dal team di vendita che inserisce manualmente i dati delle transazioni, ad esempio, o che derivano da un bug nel tuo software di contabilità.
Sviluppa raccomandazioni
Se necessario, elaborare raccomandazioni per modificare i principi e le procedure contabili che potrebbero aver portato a gravi discrepanze contabili. Se qualcosa risulta a rischio di manomissione, frode o errore coerente, suggerire modi per aggiungere sicurezza o affidabilità al processo di contabilità. Potresti consigliare controlli più frequenti per account ad alto impatto come l’inventario, ad esempio, oppure potresti consigliare a un responsabile delle operazioni di considerare l’aggiornamento del sistema di punti vendita dell’azienda per aggiornamenti automatici più affidabili per gli account di vendita e inventario.