Grazie ai progressi della tecnologia, ora è facile per le aziende rimanere in contatto. Ma la gratificazione immediata di un’e-mail non è sempre una tecnica appropriata per la corrispondenza commerciale. Il tuo messaggio in una lettera commerciale può essere più adatto se viene inserito in un promemoria. Per comunicare in modo efficace nel mondo degli affari, è necessario comprendere le varie tecniche di corrispondenza.
Lettera
Una lettera commerciale stampata è una forma formale di comunicazione aziendale che dovrebbe essere utilizzata quando si desidera sottolineare il lato professionale di una relazione d’affari. Soprannomi familiari, termini gergali e linguaggio volgare non devono essere usati in una lettera commerciale. La lettera dovrebbe essere concisa e pertinente, ma dovrebbe anche contenere informazioni sufficientemente complete per esprimere con successo il tuo punto. Una lettera commerciale può anche essere utilizzata come lettera di accompagnamento per un pacchetto di documenti importanti o altro materiale aziendale.
Promemoria
All’interno dei confini di un ufficio aziendale, si può essere tentati di utilizzare sempre la posta elettronica come forma di comunicazione interna. Ma i promemoria stampati svolgono ancora funzioni importanti per le comunicazioni aziendali. Quando si trasferiscono serie di documenti da un dipartimento all’altro, un promemoria può accompagnare i documenti con le istruzioni necessarie e come metodo per catalogare a chi sono stati inviati i documenti. I promemoria vengono utilizzati anche come documento di copertina per il trasporto di verbali di riunioni, documenti ufficiali dell’azienda e annunci cerimoniali come promozioni di lavoro.
Un’e-mail dovrebbe essere utilizzata come un modo rapido per inoltrare un singolo argomento a una persona, un piccolo gruppo o un grande gruppo. Le e-mail tendono a sembrare colloquiali, il che significa che la lingua diventa informale. Evita di utilizzare le e-mail per avviare conversazioni o per cercare di spiegare le situazioni in dettaglio. Le e-mail non hanno fluttuazioni vocali, espressioni facciali e linguaggio del corpo che possono aiutare un destinatario a decifrare le tue intenzioni. Usare la posta elettronica per portare avanti una conversazione può portare a incomprensioni e interpretazioni errate.
Telefono
Se hai un messaggio veloce che richiede l’interazione con il destinatario, la migliore tecnica di corrispondenza commerciale è il telefono. L’uso del telefono consente inflessioni vocali e un’interpretazione più chiara dell’intento del messaggio. I telefoni possono essere utilizzati per conversazioni semplici e importanti riunioni di lavoro sotto forma di teleconferenza.