Le lettere tipo possono semplificare la comunicazione di un messaggio fondamentale a un grande gruppo, ma la loro evidente mancanza di personalizzazione può minare il loro effetto. Le funzionalità di stampa unione di Microsoft Word trasformano le lettere standard in documenti che si leggono come corrispondenza individuale. Rispetto al processo di preparazione delle singole lettere per trasmettere un insieme di informazioni a molte persone, la stampa unione consente di risparmiare tempo e fatica, producendo invii di massa completi di etichette o buste.
Comunicazioni di massa semplificate
Quando diventi responsabile dell’invio di un messaggio scritto o e-mail a ciascun membro di un gruppo, puoi creare un file modello e modificarlo manualmente per aggiungere nomi, indirizzi e altri dettagli personalizzati. La quantità di tempo e impegno necessari per creare ogni lettera una alla volta può rivelarsi scoraggiante, tuttavia, soprattutto per un elenco di grandi dimensioni con cui comunichi frequentemente. Piuttosto che ricorrere alla stampa delle informazioni di contatto e dei saluti su una lettera modulo fotocopiata, guarda alle funzionalità di stampa unione di Microsoft Word per semplificare il processo di invio di un messaggio unificato con dettagli personalizzati.
Tipografia, formattazione e grafica
Il file che crei per fungere da documento di stampa unione principale può sfruttare appieno tutte le funzionalità di formattazione che utilizzi regolarmente in Microsoft Word. Non è necessario apprendere una nuova applicazione per creare il file strutturato e composto che costituisce la base del progetto. Aggiungi tabelle, stile tipografico, elementi di colore e grafica e altre esposizioni create in Word o collegate dinamicamente da altre applicazioni di Microsoft Office. Qualsiasi elemento stilistico o visivo che incorpori direttamente nel documento principale appare in ogni iterazione personalizzata del risultato unito.
Coordinamento all’interno di Microsoft Office
Dopo aver creato la lettera di base, aggiungi campi di unione che identificano dove apparirà ogni informazione personalizzata. I nomi di questi campi di unione sono correlati ai nomi di campo in un documento di elenco creato in Microsoft Excel, Microsoft Access o tramite un modulo incorporato nel processo di stampa unione in Word. Se si scompongono i dati di origine nelle unità di informazioni più piccole e significative, si aumenta la flessibilità del materiale di input. Ad esempio, invece di impostare un campo che contiene nomi completi, suddividere il nome nelle sue parti componenti: titolo di cortesia e nome, secondo e cognome. Questa decostruzione ti consente di combinare il titolo di cortesia e il cognome nel saluto di una lettera, indirizzare il destinatario per nome nel paragrafo di chiusura e utilizzare il cognome per incorporare una menzione della famiglia dell’individuo altrove nel tuo testo.
Opzioni condizionali
Oltre a personalizzare ogni versione del documento per il destinatario previsto, è possibile aumentare il potenziale di personalizzazione del progetto con opzioni condizionali che modificano il modo in cui la stampa unione tratta i dati, a seconda delle altre condizioni specificate. Imposta un campo che attiva il processo di unione per saltare un record se il suo set di dati contiene un valore numerico che cade al di sotto di una soglia specifica. Un campo che utilizza un’espressione “if” valuta due valori e altera il processo di unione in base al modo in cui vengono confrontati, modificando parte del messaggio in base al fatto che un membro di una lista di donatori abbia contribuito più o meno di un importo specifico. Alcuni tipi di campo consentono l’aggiunta immediata di una risposta che sostituisce un messaggio generico con uno specifico. Queste opzioni condizionali aumentano la flessibilità del processo di unione.