Un sistema informativo sulle risorse umane è un pacchetto software che sostituisce i metodi manuali e cartacei di immissione, monitoraggio e registrazione delle informazioni sui dipendenti. È generalmente organizzato in cinque moduli principali. Un HRIS registra le informazioni personali e relative al lavoro dei dipendenti; conserva i record che dettagliano i requisiti del lavoro facilita la pianificazione abbinando i dipendenti ai lavori per i quali sono più qualificati; e, con le funzionalità di sicurezza e il monitoraggio dei dati richiesti per la conformità normativa, soddisfa le leggi per la protezione dei dati personali e genera rapporti da presentare alle agenzie governative.
Dati dei dipendenti
Un tipico HRIS è organizzato con un database dei dipendenti. Comprende informazioni personali come nome, età, indirizzo, numeri di telefono, numero di previdenza sociale, persone a carico, istruzione e formazione, nonché informazioni relative al lavoro. Quest’ultimo può includere lo stipendio corrente e la storia dello stipendio, una storia lavorativa e dettagli sui benefici. L’HRIS organizza i dati in pagine guidate da menu che visualizzano sempre più dettagli in qualsiasi categoria di dati. L’organizzazione HRIS separa completamente questo database dalle altre sezioni poiché molti dipendenti che vi accedono non avranno necessariamente bisogno di accedere agli altri moduli.
Dati di lavoro
L’azienda può utilizzare l’HRIS per creare un secondo database per i dati relativi a particolari lavori. Per un HRIS organizzato in questo modo, questo secondo database contiene i requisiti per ogni posizione aziendale esistente, il nome del dipendente che ricopre la posizione, i nomi dei potenziali sostituti, i percorsi disponibili per la promozione in e dalla posizione e lo stipendio e beneficio livelli associati alla posizione. Separatamente dal database dei singoli lavori, l’HRIS può includere dati globali sul lavoro e sui dipendenti, ad esempio da dove provengono i dipendenti attuali, come sono stati trovati dall’azienda, per quanto tempo sono rimasti in azienda e come si sono comportati bene.
Pianificazione
Le aziende possono utilizzare un terzo modulo organizzativo di un HRIS per la pianificazione. Tale modulo attinge al database dei dipendenti, al database dei lavori e alle informazioni globali sui dipendenti e sul lavoro per identificare i requisiti futuri delle risorse umane e le possibili fonti. Il modulo abbina i dipendenti esistenti con i lavori aziendali e prevede dove ci saranno delle lacune. L’azienda può quindi pianificare di soddisfare queste esigenze assumendo extra, riassegnando il lavoro o apportando modifiche all’organizzazione dell’azienda.
Compliance
È possibile organizzare un HRIS per riferire sulla conformità. Le aziende devono dimostrare la conformità ai requisiti legali relativi ai dipendenti come pari opportunità, neutralità di genere e qualità dell’ambiente di lavoro. L’HRIS terrà traccia delle caratteristiche dei dipendenti, delle decisioni di assunzione, delle valutazioni dei dipendenti e delle decisioni per licenziamenti o licenziamenti. Può quindi generare report che specificano se e quanto bene l’azienda è conforme ai requisiti legali.
Sicurezza
Un modulo organizzativo aggiuntivo per un HRIS è sovrapposto agli altri per garantire la sicurezza. Il modulo di sicurezza garantisce la protezione dei dati personali dei dipendenti secondo le leggi sulla privacy consentendo solo al dipendente stesso e al personale aziendale appropriato di visualizzare i suoi dati. Il modulo di protezione garantisce inoltre che i dipendenti possano visualizzare i dati sensibili solo quando ne hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. È probabile che i dati sui percorsi promozionali e sui candidati, ad esempio, siano severamente limitati. Il modulo di protezione utilizza livelli di protezione appropriati, inclusi più livelli, per proteggere i dati HRIS.