I diagrammi di flusso di lavoro sono anche chiamati diagrammi di flusso di lavoro e descrivono visivamente il processo che un progetto attraverserà dall’inizio alla fine per produrre il risultato desiderato. I grafici consentono a tutti i membri del team o ai team coinvolti nel lavoro di capire cosa succede in sequenza e quale dipartimento si occuperà di quali compiti. Ci sono due aspetti nella creazione di un diagramma di flusso di lavoro: la preparazione su carta e quindi l’utilizzo di software come Microsoft Visio 2007 per la creazione del diagramma.
Preparazione
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Inizia a identificare i nomi e i verbi nella tua situazione di flusso di lavoro. Mettili su un foglio di carta dall’inizio alla fine nell’ordine in cui appaiono nel flusso di lavoro. Esempi di parole che puoi utilizzare: cliente, problema del cliente, telefonata, rappresentante del servizio clienti, ricerca account, accesso all’applicazione, accesso, database, pagina web, inventario, dati, approvazione, rifiuto, progettazione, comunicazione e invio. L’obiettivo qui è identificare gli oggetti e i processi che compongono il flusso di lavoro.
2
Disegna un cerchio nella parte superiore di un altro foglio di carta e etichettalo “Inizio”. Ora disegnerai cerchi che rappresentano ciascuno degli elementi e processi nel tuo flusso di lavoro che hai appena delineato. Disegna una linea che collega ciascuno, indicando la direzione del flusso. Se il flusso di lavoro prende una decisione in base a una condizione, assicurati di tracciare due linee che indichino cosa succede al flusso di lavoro se la condizione è un “sì” e una per indicare cosa succede quando la condizione è un “no . “
3
Continua finché non sei sicuro di aver affrontato tutti gli aspetti del processo del flusso di lavoro. Potresti aver cancellato, scarabocchiato o persino ricominciato parzialmente attraverso questo processo. Va tutto bene, poiché farai riferimento a questi disegni come guida mentre utilizzi il programma software per creare il tuo diagramma di flusso di lavoro. Quando hai completato i tuoi disegni, puoi passare alla sezione successiva.
Software
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Apri Microsoft Visio. Trova la barra degli strumenti a sinistra con l’etichetta “Categorie di modelli”. Fare clic sulla cartella denominata “Diagramma di flusso”.
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Trova il modello denominato “Diagramma del flusso di lavoro” e fai clic su di esso per farlo diventare arancione. Sarà nel pannello centrale nella riga superiore dei modelli tra cui scegliere. Fare clic sul pulsante “Crea” nell’angolo inferiore destro dello schermo.
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Individua la colonna sul lato sinistro della griglia vuota denominata “Forme”. Qui troverai simboli e forme che rappresentano vari oggetti che puoi utilizzare per costruire il tuo diagramma di flusso di lavoro. Notare ogni sottotitolo di “Forme di freccia”, “Sfondi”, “Bordi e titoli”, “Reparto”, “Oggetti del flusso di lavoro” e “Fasi del flusso di lavoro”. Passa un po ‘di tempo a fare clic su ciascuno di essi per familiarizzare con i contenuti di ciascuno.
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Fare clic sul sottotitolo “Reparto”. Scegli il reparto in cui inizierà il tuo processo di flusso di lavoro. Fare clic sul simbolo e mentre si tiene premuto il pulsante del mouse, trascinare il simbolo a circa 1 1/2 pollici dalla parte superiore della griglia vuota. Deseleziona il simbolo per farlo rimanere sulla griglia vuota.
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Fare clic sul sottotitolo “Oggetti flusso di lavoro”. Fare clic e trascinare il simbolo di un cliente o di una persona e posizionarlo accanto al simbolo del reparto sulla griglia. Questo mostrerà in quale dipartimento inizia il processo insieme al fatto che è necessario un individuo per iniziare il processo. Continuare a fare clic e trascinare ogni simbolo secondo necessità da ciascuno dei sottotitoli sulla griglia per illustrare il processo del flusso di lavoro. Salva il tuo lavoro quando hai finito.