Gli scanner di documenti sono dispositivi comuni nelle case e negli uffici; i prezzi sono scesi a meno di $ 100 mentre la qualità della scansione è migliorata notevolmente. La scansione digitale di alta qualità allevia l’onere di archiviare moduli cartacei e semplifica la condivisione dei documenti. Utilizzando un software speciale, è possibile estrarre il testo dai documenti scansionati, rendendoli più facili da cercare. La scansione si è rivelata un vantaggio anche per i fotografi, che possono ritoccare e riparare digitalmente vecchie fotografie.
Restauro fotografico
Gli scanner sono diventati uno strumento importante per i restauratori di foto. Il processo di scansione è delicato sulla fotografia, che può essere in uno stato molto deteriorato, anche in frammenti. Una volta acquisita in formato digitale, un tecnico grafico può riparare strappi, pieghe e altri danni alle fotografie vintage utilizzando Photoshop e altri programmi di manipolazione delle immagini. Dopo aver riparato l’immagine, può ristamparla su una nuova carta di qualità fotografica.
Comunicazione rapida
È possibile inviare più rapidamente un documento scansionato tramite posta elettronica rispetto a una copia cartacea tramite posta tradizionale o fax. La comodità di inviare documenti elettronici tramite posta elettronica facilita la comunicazione più tempestiva e, con l’avvento di smartphone e tablet, chi riceve non ha bisogno di un computer per visualizzare questi allegati. Negli affari, l’invio di moduli d’ordine e contratti tramite e-mail riduce il tempo necessario per concludere accordi; anche altre professioni traggono vantaggio da una comunicazione più rapida, come i medici che esaminano cartelle cliniche e immagini. L’invio di un documento a un gruppo è particolarmente efficiente poiché lo stesso messaggio può avere molti destinatari.
Cattura, modifica e ricerca del testo
Di solito si utilizza uno scanner per trasformare un documento cartaceo in un’immagine grafica o in un file PDF (che sta per formato di documento portatile), tuttavia, un processo software chiamato riconoscimento ottico dei caratteri fa un ulteriore passo avanti, trasformando un documento scansionato in testo. OCR converte le forme di lettere e numeri da un file grafico nel testo che rappresentano. Una volta che il documento è in formato testo, è possibile utilizzare un elaboratore di testi, Adobe Acrobat o altri software per cercare parole specifiche, risparmiando molto tempo rispetto alla consultazione manuale delle pagine. Come ulteriore vantaggio, i documenti di testo occupano meno spazio sul disco rigido rispetto alle immagini grafiche.
Acquisizione dei dati aziendali
Scanner specializzati caricano automaticamente i dati da biglietti da visita e altri moduli nell’elenco dei contatti del tuo computer, risparmiandoti il lavoro manuale di digitazione. Molti di questi scanner sono disponibili in un formato compatto e portatile, così puoi portarli con te a riunioni, convegni e altri incontri in cui ti aspetti di incontrare molte persone. Il software dispone di funzionalità OCR in grado di riconoscere gli stili di stampa comuni e convertirli in testo.
Archiviazione efficiente
Le organizzazioni che si occupano di grandi quantità di scartoffie hanno tradizionalmente dovuto mettere da parte magazzini pieni di schedari in cui conservare i vecchi registri. Gli scanner semplificano il processo riducendo in modo significativo lo spazio necessario per archiviare le informazioni. Ad esempio, un CD-R con una capacità di 700 MB può sostituire uno schedario a 4 cassetti che contiene 10,000 pagine. Un disco Blu-ray da 100 GB può quindi sostituire 142 cabinet di questo tipo. Oltre al risparmio di archiviazione, la maggiore accessibilità dei documenti elettronici pesa molto a loro favore.