Un piano di comunicazione descrive ciò che un’organizzazione vuole ottenere con le informazioni che invia. Elenca gli obiettivi, gli strumenti utilizzati per produrre comunicazioni e i destinatari previsti. Il piano descrive quali informazioni verranno condivise e come verranno distribuite. Il piano identifica anche le persone responsabili della costruzione e della gestione delle informazioni, quando dovrebbero essere comunicate e dove devono essere archiviate le registrazioni.
Composizione
La comunicazione include pubblicazioni cartacee, materiali per conferenze e relazioni pubbliche, documenti legali e contenuti online. Altri tipi di comunicazione includono sondaggi, rapporti, discorsi e altri documenti aziendali. I tipi di comunicazione di marketing includono newsletter di progetto, testimonianze, presentazioni e altro materiale promozionale. I meccanismi tipici utilizzati per recapitare un messaggio includono poster, opuscoli e siti Web. Il piano di comunicazione di solito include un calendario per indicare quando i materiali di comunicazione saranno disponibili. Inoltre, il piano definisce un metodo per misurare quanto bene ha funzionato la comunicazione.
Scopo
Un piano di comunicazione funge da misura proattiva per garantire che tutti abbiano le giuste informazioni in modo tempestivo. Il piano descrive chi produce ogni tipo di comunicazione e la frequenza con cui viene aggiornato o distribuito. Dare priorità alle esigenze di comunicazione aiuta l’organizzazione a identificare quanto tempo deve essere assegnato a queste attività nella pianificazione organizzativa complessiva.
Pubblico
Il piano di comunicazione specifica i tipi di messaggi e chi dovrebbe riceverli. Una chiara identificazione del pubblico e delle sue esigenze rende molto più facile scrivere la comunicazione. Ad esempio, le newsletter dirette ai membri del personale dovrebbero contenere dettagli sugli eventi imminenti, fornire un riconoscimento per prestazioni eccezionali e sollecitare input sulle dichiarazioni di missione e altri punti di discussione organizzativa.
Consegna
Presentazioni multimediali, eventi di formazione registrati, podcast e strumenti tecnologici per i social media come wiki, blog e forum garantiscono che i partecipanti ottengano tutte le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Per le situazioni sensibili al fattore tempo, l’invio di informazioni tramite voce, testo ed e-mail avvisa tutti rapidamente, garantisce che si possano prendere le migliori decisioni e che tutte le persone siano informate e coinvolte.
Cronologia delle revisioni
L’aggiunta di una cronologia delle revisioni a un piano di comunicazione garantisce che le modifiche alla strategia di comunicazione vengano documentate. La valutazione degli strumenti e delle tecniche utilizzate per comunicare consente all’organizzazione di stabilire le migliori pratiche e riutilizzare le strategie di successo nello sforzo successivo, risparmiando tempo e denaro.