Le comunicazioni di progetto sono uno sforzo coordinato di tutti i membri del team, dal project manager che è responsabile del messaggio generale e di come viene consegnato, ai singoli membri del team che contribuiscono al processo. I piani di comunicazione del progetto seguono le domande di base su chi riceverà le informazioni, quali informazioni devono essere comunicate, come saranno diffuse le informazioni e con quale frequenza, e infine chi nel team del progetto sarà responsabile della consegna delle informazioni.
Pubblico
Il team di progetto deve identificare tutti i destinatari che riceveranno comunicazioni. In una grande azienda, le comunicazioni di progetti di tecnologia dell’informazione fornite ai team tecnici e di sviluppo variano notevolmente dalle informazioni fornite al senior management, al middle management o al personale amministrativo. Altri esempi di vari tipi di pubblico all’interno di una grande organizzazione sarebbero il personale incaricato di condurre test per l’utente finale o di scrivere documentazione per l’utente finale.
Informazioni necessarie
Sia che le comunicazioni siano distribuite solo a team tecnici o funzionali o che si rivolgano a un pubblico più ampio, ogni messaggio consegnato deve essere preparato per un pubblico di destinazione specifico. Se esiste un numero di destinatari diversi con esigenze diverse, anche il contenuto di ciascun messaggio dovrebbe essere variato per i destinatari previsti. Un esempio nella tecnologia dell’informazione potrebbe essere la comunicazione di specifiche tecniche che verrebbero fornite agli sviluppatori. Queste stesse informazioni non verranno fornite a tutti i tester dei sistemi degli utenti finali, ma solo a quelli responsabili della documentazione.
Video
Sebbene le comunicazioni elettroniche come la posta elettronica possano essere il mezzo di comunicazione più efficiente, non è sempre il più efficace nella comunicazione delle informazioni sui progetti o per fornire formazione. Il team del progetto dovrebbe anche prendere in considerazione newsletter, feed video o webinar. Presentazioni di gruppo e riunioni del municipio per fornire sessioni di domande e risposte possono anche essere fornite per comunicare gli obiettivi del progetto, la formazione degli utenti oi risultati del progetto.
Sincronizzazione
Le comunicazioni per qualsiasi progetto dovrebbero iniziare nelle fasi di pianificazione. Sebbene le fasi iniziali della comunicazione non saranno solide come quelle vicine alla fine di un progetto, la fase iniziale della trasmissione delle modifiche pianificate a qualsiasi infrastruttura o processo è fondamentale per ricevere il consenso di tutte le parti. Il flusso di informazioni dovrebbe essere gestito dal team di progetto in coordinamento con l’alta dirigenza di un’organizzazione. Questo coordinamento serve a definire quali informazioni devono essere fornite in vari punti durante l’avanzamento del progetto.
Responsabilità
Il team di progetto può essere responsabile di tutte le comunicazioni di progetto oppure un’unità di comunicazione aziendale potrebbe essere chiamata a fornire assistenza. Comunque vengano gestite le comunicazioni, è necessario assegnare compiti di comunicazione specifici a partire dalla fase di pianificazione di un progetto. Sebbene i ruoli possano cambiare durante la vita di un progetto, un piano per delegare i compiti di comunicazione deve essere elaborato in anticipo.