Scrivere un messaggio di posta elettronica aziendale positivo implica definire chiaramente il proprio scopo, discutere questioni pubbliche (non private) ed evitare risposte emotive, gergo o gergo. Affrontando un solo argomento e specificandolo nella riga dell’oggetto, puoi concentrarti sull’articolazione di un’affermazione sicura e specificare un invito all’azione. Descrivi il contenuto degli allegati, se applicabile, ed elenca ciò che il destinatario oi destinatari dovrebbero fare con i materiali. Includere sempre una firma e le informazioni di contatto per il follow-up in caso di domande. La gestione dei problemi aziendali utilizzando la posta elettronica richiede un’attenta attenzione ai dettagli per evitare incomprensioni e conflitti inutili.
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Inizia un nuovo messaggio utilizzando la tua applicazione di posta elettronica. Specificare a chi è destinato il messaggio e, facoltativamente, indicare chi deve essere copiato o copiato alla cieca sul messaggio. Evita di utilizzare una lista di distribuzione ampia perché la tentazione di utilizzare la funzione “Rispondi a tutti” causa problemi, soprattutto quando si gestiscono problemi potenzialmente volatili utilizzando la posta elettronica. Indica un argomento. Sii il più specifico possibile ed evita di usare parole negative o provocatorie. Ad esempio, per risolvere una controversia sulla scadenza di un progetto, utilizzare una frase come “Opzioni di scadenza del progetto”.
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Saluta il destinatario o i destinatari. In particolare se il messaggio è diretto a clienti, stakeholder o sponsor, usa un saluto formale. Includere un indirizzo personale crea un tono positivo per l’e-mail.
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Scrivi una frase introduttiva che descriva il motivo per cui stai inviando il messaggio. Evita di inserire dettagli personali in un’e-mail, utilizzare la posta elettronica per nascondere un errore o trasmettere cattive notizie sorprendenti se puoi gestirlo in modo più efficace di persona o tramite una telefonata.
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Spiega in pochi paragrafi cosa vuoi che il lettore oi lettori facciano dopo aver letto il tuo messaggio. Includere riferimenti o risorse esplicative, se necessario. Fornire soluzioni alternative, se appropriato. Ad esempio, in un messaggio progettato per comunicare l’annullamento di un evento, elencare date e orari alternativi e fornire i dettagli di registrazione.
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Riassumi l’intento del tuo messaggio e le azioni richieste. Evita di usare sarcasmo o umorismo frivolo perché queste tecniche spensierate possono essere interpretate male, in particolare in ambienti multiculturali. Se stai rispondendo o inoltrando un messaggio negativo, non modificare il messaggio originale ma cerca di riaffermare i sentimenti negativi in una luce più positiva fornendo soluzioni alternative.
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Usa asterischi, formattazione in grassetto e colore o dimensione del carattere per enfatizzare le parole importanti, ma evita di utilizzare queste tecniche in modo eccessivo, in particolare il colore rosso perché potrebbe trasmettere un messaggio inutilmente negativo. Usa le emoticon con parsimonia perché possono sembrare poco professionali. Non dare per scontato che una faccina sorridente dopo un’affermazione negativa la trasformi in una positiva.
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Controlla l’ortografia, la grammatica e la punteggiatura prima di inviare il messaggio. In questo modo dimostrerai che hai dedicato del tempo per preparare un messaggio positivo e utile per trasmettere informazioni, risolvere un problema o rispondere a una domanda.