Alcuni supervisori e datori di lavoro scelgono di consentire a ciascun dipendente di stabilire il proprio programma di lavoro e le assegnazioni necessarie, mentre altri preferiscono creare incarichi specifici per ciascun dipendente da completare entro un certo periodo di tempo. In questo modo è anche possibile delegare un incarico aziendale a un appaltatore indipendente. Scrivere i dettagli dell’incarico è un compito semplice, ma è importante fornire istruzioni dettagliate per eliminare la possibilità di confusione.
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Formatta l’incarico di lavoro come un semplice elenco di dettagli con sezioni specifiche. Come minimo, creare sezioni in grassetto denominate “Nome dipendente”, “Compito”, “Requisiti”, “Obiettivo” e “Scadenza”. L’assegnazione aziendale può essere una o due pagine.
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Inserisci il nome completo del dipendente nella sezione “Nome dipendente” del foglio degli incarichi, così come la sua qualifica professionale. Se si tratta di un progetto di squadra, nomina ogni membro del team insieme alla sua estensione di lavoro e al suo indirizzo e-mail in modo che ogni dipendente sappia chi è coinvolto.
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Descrivi il compito in dettaglio nella sezione “Compito”. Fornire un elenco puntato delle mansioni che il dipendente deve completare per soddisfare l’incarico. Fornisci informazioni di contatto, dettagli di accesso o qualsiasi altro dato di cui il dipendente ha bisogno per procedere con il progetto.
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Elenca eventuali requisiti aggiuntivi, come strumenti, apparecchiature o software necessari per completare con successo l’incarico nella sezione “Requisiti”. Ad esempio, se il dipendente ha bisogno di accedere a uno studio chiuso a chiave per completare l’incarico, dagli il codice chiave e gli orari di disponibilità.
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Riassumi lo scopo o l’obiettivo dell’incarico nella sezione “Obiettivo” in modo che il dipendente abbia un’idea chiara di ciò che desideri ottenere. Sii il più specifico possibile quando elenchi il tuo obiettivo. Ad esempio, se stai incaricando il dipendente di incontrare una serie di ex clienti aziendali, potresti elencare l’obiettivo finale come “Sviluppo aziendale: sollecitare tre richieste di proposte”.
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Fornire una scadenza chiara per il dipendente, inclusi il giorno e l’ora esatti in cui è necessario completarlo. Se possibile, dagli una sequenza temporale da seguire, ad esempio “Completa la ricerca del cliente entro il 7/11/2010; Incontra tutti gli ex clienti entro il 7/14/2010; Follow-up con i contatti entro il 7/17 …”
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Elenca le note aggiuntive in fondo al foglio degli incarichi di lavoro. Ad esempio, puoi informare il dipendente che dovrebbe contattare se ha domande sull’incarico o semplicemente ringraziarlo per il suo duro lavoro continuo.