I contabili registrano le voci di chiusura alla fine di ogni periodo contabile. Le scritture finali trasferiscono i ricavi e le spese sostenuti dalla società nel periodo alla sezione del patrimonio netto dello stato patrimoniale. Sebbene i contabili non debbano registrare i movimenti di chiusura per la contabilità fornitori, la funzione contabilità fornitori influisce sui movimenti di chiusura delle spese.
Conti temporanei e conti permanenti
I contabili fanno le voci di chiusura per ripristinare i conti temporanei a un saldo pari a zero. Alcuni conti nel piano dei conti sono temporanei, mentre altri sono permanenti. Attività, passività e conti patrimoniali sono mantenuti a un valore accumulato e sono conti permanenti. I conti delle entrate e delle spese, d’altra parte, sono progettati per misurare l’utile netto per un periodo contabile predeterminato.
Tipico processo di chiusura
Le classiche registrazioni finali che un contabile fa alla fine di ogni periodo riguardano ricavi, guadagni, spese e perdite. Dopo aver sommato i ricavi e gli utili per il periodo contabile, il contabile addebita i ricavi e gli utili totali e accredita il riepilogo del conto economico. Successivamente, il contabile registra una registrazione a giornale che addebita il riepilogo del conto economico e accredita tutte le spese e le perdite. Il saldo risultante nel riepilogo del reddito è l’utile netto. Il contabile termina il processo di chiusura addebitando il saldo del riepilogo dei redditi e accreditando gli utili non distribuiti.
Contabilità fornitori e spese
Poiché la contabilità fornitori è un conto permanente, non fa parte del processo di chiusura. Tuttavia, i movimenti della contabilità fornitori registrati dal contabile durante il periodo influiscono sui movimenti di chiusura delle spese finali. Le aziende che utilizzano la contabilità per competenza registrano le spese quando vengono sostenute dall’azienda, non quando pagano il conto. Ad esempio, supponiamo che un’azienda riceva una bolletta che non è dovuta per altri due mesi. Il contabile addebiterà immediatamente le spese per le utenze e gli accrediti sui conti da pagare. Quando la società paga il conto, il contabile addebiterà i conti da pagare e accrediterà contanti.
Effetto dei conti pagabili sulle registrazioni finali
Non tutte le società utilizzano un conto fornitori. Le piccole imprese possono scegliere di utilizzare un metodo di contabilità di cassa, il che significa che registrano la spesa solo quando effettuano un pagamento. Questo metodo consente di risparmiare tempo, ma ha anche un impatto significativo sulle registrazioni finali e sul bilancio complessivo. Quando una società non utilizza la contabilità fornitori, i conti spese saranno artificialmente bassi quando la spesa viene sostenuta e artificialmente alti quando la società paga il conto. Di conseguenza, le voci di chiusura delle spese saranno influenzate, insieme all’utile netto e agli utili non distribuiti.