Un modulo W-9 dell’Internal Revenue Service, Request for Taxpayer Identification Number, è un modulo informativo che i datori di lavoro e gli appaltatori principali utilizzano per raccogliere le informazioni necessarie per elaborare il loro libro paga. Il modulo verifica anche che il potenziale dipendente sia legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.
Destinatari del modulo W-9
I datori di lavoro e gli appaltatori principali dovrebbero fornire un modulo IRS W-9 a tutti i nuovi dipendenti, nonché a tutti i nuovi subappaltatori o fornitori. Tecnicamente, l’IRS usa il termine “persone statunitensi”, ma le società sono persone giuridiche ai sensi della legge. Fornisci un modulo W-9 a partnership, società e associazioni da cui intendi acquistare beni e servizi per la tua attività.
Informazioni sul W-9
Il destinatario del modulo W-9 compila le informazioni di identificazione personale nella parte superiore del modulo e controlla il blocco appropriato, indicando se il destinatario sta conducendo affari come unico proprietario, partnership, società, responsabilità limitata, trust o patrimonio.
Persone straniere
Poiché gli stranieri e le società straniere non hanno un numero di identificazione fiscale o di previdenza sociale, non ricevono un modulo W-9. Invece, dai loro un modulo W-8, che raccoglie informazioni specifiche su entità straniere.
Conservazione della documentazione
Normalmente non è necessario inviare all’IRS una copia del modulo W-9. Conserva invece il modulo compilato nei tuoi archivi. Ne avrai bisogno alla fine dell’anno, quando compili il modulo W-2 per i tuoi dipendenti e il modulo 1099 per appaltatori e fornitori indipendenti. Puoi utilizzare un modulo W-9 elettronico o creare il tuo modulo W-9, purché contenga le stesse informazioni del modulo IRS W-9.