Sebbene non comuni come i pagamenti elettronici, gli assegni cartacei fanno ancora parte delle transazioni di piccole imprese. Gli assegni cartacei forniscono una registrazione fisica di un pagamento effettuato o ricevuto e lasciano una chiara traccia di controllo. Gli assegni consentono anche ai clienti che non dispongono di una carta di debito o di credito di proteggere la tua attività. Quando accetti un assegno, confidi che l’autore dell’assegno abbia i fondi per coprire l’importo dell’acquisto.
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Implementa una politica di accettazione degli assegni per la tua azienda. Decidi se vuoi porre un limite in dollari sull’importo dell’assegno. Considera se accetti assegni fuori dallo stato se ti trovi vicino a un altro stato o vicino a una popolare attrazione turistica. Determina come perseguire uno scrittore di assegni se il pagamento non cancella la banca. Controlla se il tuo stato ha un cattivo controllo o un programma di restituzione degli assegni.
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Istruisci i tuoi dipendenti in modo che sappiano cosa cercare quando accettano un assegno. Il nome e l’indirizzo del produttore dell’assegno dovrebbero essere prestampati sull’assegno. I controlli non dovrebbero essere temporanei, assegni di avviamento dell’account ma pre-numerati in un libretto. L’assegno deve essere intestato all’attività e il nome dell’attività deve essere digitato correttamente. Verificare che l’importo dell’assegno numerico e l’importo scritto siano gli stessi e che corrispondano all’importo dell’acquisto. Verificare che il numero di instradamento bancario prestampato e il numero di conto in basso a sinistra dell’assegno siano presenti. Infine, assicurati che l’assegno sia firmato.
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Conferma l’identità dell’autore dell’assegno richiedendo un documento d’identità con foto, che di solito è una patente di guida rilasciata dallo stato. La foto dovrebbe assomigliare allo scrittore di assegni. Il nome e l’indirizzo sull’assegno devono corrispondere all’identificazione. Anche la firma sull’ID e sull’assegno deve corrispondere. Scopri quali informazioni puoi ottenere legalmente quando accetti un assegno. Ad esempio, le leggi di molti stati consentono a un’azienda o un individuo di ottenere e annotare lo stato, il nome e il numero di patente di guida sull’assegno al momento della transazione.
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Prendi in considerazione la possibilità di iscriverti a una società di verifica degli assegni come TeleCheck o ChexSystems. Queste aziende hanno una banca dati che ti consente di sapere se l’autore dell’assegno ha assegni in sospeso, una storia di assegni inesigibili o se il conto è chiuso, prima che tu accetti l’assegno. Esistono anche programmi di garanzia degli assegni come National Processing Company o CrossCheck, che ti pagheranno l’importo dell’assegno se la banca restituisce l’assegno. La società di garanzia rileva l’assegno inesigibile e persegue chi ha redatto l’assegno per il pagamento.