Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke: queste cinque parole “S” costituiscono il principio giapponese di abitudini di lavoro snelle ed efficienti. Tradotti in inglese – ordinare, mettere in ordine, brillare, standardizzare e sostenere – questi principi sono più comunemente riassunti come metodologia 5S. Spesso scambiato per un processo organizzativo incentrato sulla pulizia e sull’ordine, il vero intento della metodologia è l’efficienza operativa e la riduzione degli sprechi. L’approccio consente alle piccole imprese di fare il miglior uso possibile dello spazio di lavoro limitato disponibile.
1
ORDINARE. Inizia il primo passaggio della metodologia 5S ordinando tutti gli elementi sul posto di lavoro. Identifica gli elementi che non servono più e possono essere gettati via. Contrassegnare questi elementi mentre li si ordina in modo da poter spostare facilmente gli elementi contrassegnati in una posizione centrale una volta completato il processo di ordinamento. Chiedere all’intero team di rivedere insieme gli elementi contrassegnati e prendere la decisione finale se conservare, scartare, riciclare o riposizionare ciascuno di essi.
2
METTI IN ORDINE. A volte indicato come “raddrizza”, questo passaggio implica l’organizzazione dell’intero spazio di lavoro. Decidi un posto per ogni oggetto. Pensa al flusso delle attività e struttura l’area di lavoro di conseguenza, per ridurre al minimo gli spostamenti ripetitivi avanti e indietro tra le macchine, ad esempio. Contrassegna immediatamente gli elementi che non possono essere spostati nella posizione corretta. I tag servono come promemoria e consentono anche di identificare gli articoli rapidamente e facilmente una volta che possono essere riposizionati. Introduci stoccaggio, scaffalature e sistemi organizzativi in modo che i dipendenti non perdano tempo a cercare attrezzature.
3
BRILLARE. Pulisci il posto di lavoro una volta che il disordine è stato ordinato e organizzato. Se necessario, dimostrare ai lavoratori come pulire gli articoli. Assegna a ogni dipendente un’area di responsabilità e ordina al personale di pulire la propria area su base giornaliera. Chiedere al personale di eseguire un’ispezione visiva di routine di macchinari e attrezzature ogni volta che puliscono l’area. Ciò consente ai dipendenti di identificare i problemi non appena si verificano.
4
STANDARDIZZARE. Sviluppare e applicare una routine coerente per implementare le procedure di smistamento, raddrizzamento e lucidatura. Usa liste di controllo, diagrammi di flusso e lavagne bianche per indicare le tue aspettative e le responsabilità dei dipendenti per mantenere costantemente il posto di lavoro. Ad esempio, imposta l’aspettativa che ogni macchina venga pulita e priva di ingombri alla fine della giornata lavorativa. I dipendenti possono facilmente capire se gli standard mancano semplicemente guardando la macchina e vedendo una cucitrice fuori posto sopra.
5
SOSTENERE. Incorpora la metodologia 5S nella cultura aziendale in modo che il comportamento diventi un’abitudine. Ricorda al personale le tue aspettative con poster, e-mail e riunioni periodiche del personale. Fornire formazione per rafforzare i metodi e premiare coloro che seguono la metodologia. Includere l’approccio 5S nelle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti e intervenire prontamente se si nota che gli standard stanno cominciando a scivolare.