Il trasferimento di un’azienda include costi che vanno ben oltre le spese per lo spostamento fisico di mobili, archivi e attrezzature. I costi per trasferirsi in un nuovo edificio iniziano a maturare prima del giorno del trasloco e continuano dopo che ti sei sistemato. Crea un budget che includa le tue spese prima del trasloco e le spese per l’annuncio del tuo trasloco dopo che sei nel nuovo spazio per calcolare tutti i costi di trasferimento.
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Assegna un project manager per il trasferimento. Assegnare al project manager le seguenti attività: creazione del budget; lavorare con proprietari, fornitori, venditori e compagnie di assicurazione; e comunicare con i dipendenti e il mercato.
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Elenca i passaggi necessari per trasferire l’ufficio. Includere un incontro con i proprietari di edifici o gli agenti immobiliari se si verificherà la vendita di un edificio; contattare fornitori di servizi, come Internet, telefono, cavo e fornitori di servizi di pulizia; contattare le società di traslochi per le offerte e la tua compagnia assicurativa per la copertura del trasloco; creazione di un budget; allertare fornitori e clienti; dirigere i dipendenti; e informando i media.
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Incontra i proprietari oi venditori di edifici per determinare i costi relativi allo spazio per il trasferimento. Includere acconti e costi di chiusura, risoluzione anticipata del leasing e commissioni di trasloco, spese di riconfigurazione dello spazio, commissioni di intermediazione, depositi e costi di pulizia.
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Contattare i fornitori per determinare i costi di terminazione anticipata, le tariffe di disconnessione e connessione, nuovi contratti di locazione o di servizio ed eventuali costi di nuove apparecchiature. Includono Internet, telefono, cavo, servizi pubblici, parcheggio, noleggio di fotocopiatrici, pulizia, sicurezza, distributori automatici e altri servizi.
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Fai un inventario delle risorse fisiche che devi spostare e determina cosa prendere, cosa vendere o donare e cosa scartare. Contatta le aziende di traslochi e chiedi loro di visitare il tuo ufficio in modo che possano preparare le offerte. Contatta la tua compagnia di assicurazioni per determinare se avrai bisogno di un’assicurazione aggiuntiva per coprire oggetti danneggiati, smarriti o rubati durante il trasloco.
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Calcola il numero di ore di lavoro necessarie per preparare l’ufficio al trasloco e per disimballare e allestire il nuovo ufficio. Calcola la paga per queste ore o calcola la quantità di affari persi che vedrai mentre i dipendenti lavorano in movimento. Calcola la quantità di affari o vendite fatturabili che perderai durante il trasloco.
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Scrivi un elenco di clienti e media che dovrai contattare per annunciare la tua mossa. Calcola il costo dell’annuncio del tuo trasloco, inclusa una società di pubbliche relazioni, se ne utilizzerai uno, i costi di spedizione e il costo di nuovi biglietti da visita, cancelleria, brochure, aggiornamenti del sito Web, materiali collaterali e aggiornamenti della confezione dei prodotti.
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Crea un budget che spezzi le spese raccolte e le stimi in costi fissi e opportunità. I costi fissi includono articoli per i quali si paga denaro, come le spese di pulizia e le spese di trasloco. I costi di opportunità includono vendite perse e diminuzione della produttività.