Mentre a ogni azienda piace fare vendite, le vendite in acconto valgono solo quanto il denaro che alla fine arriverà quando il cliente pagherà il suo saldo. Pertanto, i proprietari di piccole imprese spesso devono stimare gli incassi dei crediti per proiettare i flussi di cassa in entrata per soddisfare gli obblighi della società. Capire come calcolare gli incassi di crediti può aiutarti a identificare un’imminente crisi di liquidità prima che la tua attività sia nel mezzo di essa.
Rimuovi incassi in contanti
Quando si determinano gli incassi in contanti previsti dalle proiezioni di vendita, il primo passaggio consiste nell’eliminare le vendite in contanti. Ad esempio, se prevedi vendite di $ 10,000 il mese prossimo, ma sai che in genere il 20% delle vendite viene effettuato in contanti e l’80% viene effettuato in acconto, dovresti utilizzare solo $ 8,000 come punto di partenza per i crediti. Tuttavia, se stai iniziando il calcolo per gli incassi della contabilità clienti con il saldo della tua contabilità clienti, questo passaggio è già stato eseguito.
Stima conti inesigibili
Sarebbe bello se tutti pagassero le bollette, ma alcuni dei tuoi clienti no. In quanto tale, è importante effettuare una stima accurata dei conti inesigibili. Questa operazione viene in genere eseguita utilizzando due passaggi. Innanzitutto, identifica tutti gli account che puoi identificare specificamente come non collezionabili. Questi conti possono essere clienti che stanno andando in bancarotta o che hanno altre circostanze che ti portano a credere che l’incasso sia improbabile. A volte le migliori fonti di queste informazioni sono l’addetto alla contabilità clienti e il personale di vendita. È molto più probabile che mantengano relazioni con i clienti che incoraggiano la condivisione delle informazioni rispetto al personale addetto alle raccolte. In secondo luogo, determinare una percentuale complessiva di account non riscuotibili esaminando i record di raccolta storici. Ad esempio, se si scopre che, in genere, dal 3% al 5% degli account finisce per non essere riscosso, una stima del 4% potrebbe essere appropriata.
Determina il tempo di raccolta
Dopo aver ridotto il saldo delle vendite alle vendite da riscuotere in acconto sottraendo le vendite in contanti e i conti inesigibili, ti resta una stima dei conti da riscuotere. Tuttavia, questo non ti dice quando prevedi di raccogliere. Esaminando i periodi di raccolta storici, è possibile stimare il tempo di raccolta previsto. Per prima cosa, è necessario produrre un report sull’invecchiamento della contabilità clienti che mostri quanto è dovuto per quanto tempo il saldo di ciascun cliente. Ad esempio, potresti avere un cliente con un saldo di $ 15,000. Queste informazioni da sole non aiutano molto nella stima della collezionabilità. Tuttavia, sapere che $ 1,000 del saldo sono correnti e $ 14,000 sono scaduti da 30 giorni, ci dice che questo cliente in genere paga tra 30 e 60 giorni dalla scadenza. Dopo che questo report è stato prodotto, è possibile esaminare il report per le tendenze e vedere quanto del saldo portato dai clienti che pagano in ritardo cronicamente viene pagato nel mese di acquisto, nel mese successivo all’acquisto e anche in un secondo momento.
Raccolte attese aggregate
Grazie alle informazioni sulla cronologia delle raccolte, l’ultimo passaggio consiste nell’aggregazione delle raccolte previste. Prendendo l’importo delle vendite, quindi sottraendo le vendite in contanti e i conti inesigibili specificamente identificati e la percentuale di conti che si prevede non saranno esigibili, si avrà una stima dei conti esigibili. È quindi possibile applicare le percentuali di raccolta storica a questa cifra per stimare le raccolte. Ad esempio, se hai un saldo esigibile di $ 100,000 e hai stabilito che il 20% dei clienti paga nel mese di acquisto, il 50% paga nel mese successivo all’acquisto e il 30% paga nel secondo mese successivo all’acquisto, determinerai incassi di crediti per $ 20,000, $ 50,000 e $ 30,000 rispettivamente nel mese corrente, successivo e terzo.