L’Immigration Reform and Control Act è entrato in vigore nel 1986. La legge richiede ai datori di lavoro di verificare l’identità di un dipendente e confermare che è idoneo a lavorare negli Stati Uniti. In qualità di proprietario di una piccola impresa, è necessario compilare un modulo I-9 per ogni dipendente. In caso di mancato rispetto, rischi di sanzioni civili e penali che potrebbero influire negativamente sulla sicurezza finanziaria della tua azienda. Le linee guida federali specificano anche le leggi per la conservazione e l’archiviazione dei moduli I-9.
Dipendenti attuali
Devi avere un modulo I-9 valido per ogni dipendente sul tuo libro paga. La legge non richiede di completare o mantenere un I-9 per appaltatori indipendenti o lavoratori occasionali a casa tua, come le babysitter.
Ex dipendenti
È necessario conservare il modulo I-9s per gli ex dipendenti per un anno dopo la data di cessazione o tre anni dopo il primo giorno di lavoro del dipendente. Se hai fatto delle copie dei documenti che il dipendente ha fornito, conservale insieme al modulo I-9.
Conservazione corretta dei moduli I-9
Conservare i moduli I-9 compilati e i documenti giustificativi in un luogo sicuro. Questi moduli contengono informazioni personali, come numeri di previdenza sociale, numeri di patente di guida e altri dati, che un ladro di identità potrebbe utilizzare. Anche se non si verifica alcuna azione illegale, alcuni dati potrebbero essere imbarazzanti per il dipendente.
È possibile memorizzare i moduli nella cartella personale di ogni dipendente o creare un file separato per tutti gli I-9. Le copie cartacee, le microfiche o le copie scansionate archiviate in un computer sono metodi di archiviazione accettabili. È possibile scegliere di combinare i metodi di archiviazione, come la conservazione delle copie cartacee per i dipendenti attuali e la conversione dei moduli per gli ex dipendenti in un formato elettronico. Indipendentemente da come si sceglie di archiviare i moduli, è necessario limitare l’accesso solo a quei dipendenti con una reale necessità di rivedere i moduli.
Ispezione dei moduli I-9
I funzionari del Department of Homeland Security, del Department of Labor e del Department of Justice possono chiederti di fornire i tuoi moduli I-9 per l’ispezione. Indipendentemente dal metodo di archiviazione scelto, le agenzie richiedono di fornire i moduli entro tre giorni dalla richiesta iniziale.
sanzioni
Se assumi consapevolmente uno straniero non autorizzato, potresti incorrere in sanzioni civili e penali. Secondo il Codice elettronico dei regolamenti federali, le sanzioni civili vanno da $ 275 a $ 16,000 a partire da agosto 2011 per ogni straniero non autorizzato che assumi o hai impiegato, a seconda della tempistica e del numero di reati. Se ti impegni “in un modello o pratica di violazioni”, incorrerai in multe fino a $ 3,000 per straniero non autorizzato e / o incarcerazione fino a sei mesi.