Un’azienda a volte deve effettuare un deposito sull’inventario che sta acquistando prima che venga spedito. L’acquisto potrebbe provenire da un nuovo fornitore con cui l’azienda sta cercando di stabilire un credito oppure l’azienda potrebbe avere una storia creditizia che rende il venditore diffidente nei confronti della spedizione di merci senza contanti in anticipo. Qualunque sia la ragione, l’azienda deve tenere traccia di questi depositi. Un modo per farlo è effettuare una registrazione contabile nel bilancio della società.
La colonna delle risorse
La colonna delle attività in un bilancio rappresenta gli elementi di proprietà dell’azienda. Questi articoli hanno un valore che può essere espresso in dollari. Le attività includono contanti, come un conto di risparmio o un conto corrente; conti attivi, che rappresentano il denaro dovuto all’azienda dai suoi clienti; immobiliare; e inventario, come componenti utilizzati nella produzione e prodotti pronti per la vendita. Anche le spese prepagate sono considerate attività e possono includere assicurazioni prepagate, depositi cauzionali in affitto e inventario prepagato – un deposito effettuato su inventario non ancora ricevuto.
Attività a breve termine
Le attività a breve termine sono generalmente definite come attività che verranno utilizzate entro un periodo di 12 mesi. Se il deposito riguarda una fattura che verrà ricevuta e il pagamento dovuto a un fornitore entro 12 mesi, viene creata una categoria di inventario prepagata nel bilancio tra le attività a breve termine.
Attività a lungo termine
Le attività a lungo termine sono generalmente definite come attività che avranno valore oltre un periodo di 12 mesi. A volte viene inviato denaro a un fornitore che non verrà applicato alle fatture correnti. Viene invece utilizzato come deposito cauzionale contro eventuali future fatture non pagate. In questo caso, la categoria di inventario prepagato dovrebbe essere creata tra le attività a lungo termine.
Fare l’entrata
Quando l’assegno per il deposito viene tagliato e inviato al venditore, l’azienda registra la transazione in bilancio addebitando l’inventario prepagato e accreditando contanti. Ciò aumenterà il valore delle attività e ridurrà la quantità di denaro disponibile. Se il deposito verrà utilizzato come deposito cauzionale a lungo termine, non è necessario fare nient’altro fino a quando il denaro non viene applicato su una fattura finale o restituito all’azienda. Quando il deposito deve essere applicato sulla fattura del venditore, l’azienda deve accreditare il conto inventario prepagato, portandolo a zero, con il saldo accreditato alla contabilità fornitori. Questo creerà la spesa per il saldo della fattura. Il saldo della fattura deve essere pagato nello stesso modo in cui vengono normalmente pagate le fatture. Se il denaro viene restituito alla società, accreditare l’inventario prepagato e addebitare il conto in contanti, annullando la registrazione originale.