Database di piccole dimensioni di poche righe, fino a poche migliaia di righe, possono spesso essere creati più rapidamente e facilmente in Microsoft Excel, che utilizzando un sistema di database dedicato. Excel è disponibile come prodotto autonomo o come parte della suite Microsoft Office e anche come parte dell’offerta di cloud computing di Microsoft chiamata Office 365.
Creazione del database
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Apri una cartella di lavoro vuota. Facoltativamente, fare clic sul pulsante Microsoft Office, scegliere “Nuovo”, selezionare una categoria e scegliere un modello.
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Immettere i nomi per ciascuna colonna del database nella riga superiore. Queste saranno le intestazioni delle tue colonne. Per inserire un nome per il database, posizionalo nella prima colonna / riga (A: 1), lascia vuota la riga successiva (A: 2) e inserisci le intestazioni di colonna sulla riga A: 3.
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Immettere i dati nelle righe sotto le intestazioni delle colonne. Se hai scelto un modello nel passaggio 1, inserisci i tuoi dati nelle celle segnaposto nel foglio di lavoro.
Ordinamento dei dati
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Fare clic in un punto qualsiasi del database. Questo dice a Excel quali dati si desidera ordinare.
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Fare clic su “Dati” sulla barra multifunzione, quindi selezionare l’icona “Ordina”.
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Seleziona il pulsante di opzione “i miei dati hanno etichette” nella finestra di dialogo di ordinamento. D’ora in poi, Excel ricorderà che questo è un database con colonne di intestazione.
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Seleziona un’intestazione di colonna dall’elenco a discesa “Ordina per”. Assicurati che la casella “Ordina per” contenga “valori”. Quindi seleziona un ordinamento nell’elenco a discesa “Ordine”. Fai clic su “OK” per ordinare i dati. Puoi anche scegliere di ordinare su più intestazioni di colonna in questa finestra di dialogo.
Filtraggio dei dati
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Fare clic in un punto qualsiasi del database da filtrare.
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Seleziona la scheda “Dati” dalla barra multifunzione, quindi fai clic sull’icona “Filtro”. Si noti che Excel ha trasformato le intestazioni delle colonne in elenchi a discesa con frecce.
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Fare clic sulla freccia nell’intestazione della colonna che si desidera filtrare.
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Fare clic sulla casella di opzione “Seleziona tutto” per deselezionare tutte le caselle di opzione nel riquadro di ricerca. Selezionare una o più caselle di opzione per visualizzare solo gli elementi selezionati e fare clic su “OK”.
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Disattivare il filtro selezionando “Dati” sulla barra multifunzione e facendo clic sull’icona “Filtro”.