Quickbooks ti consente di impostare regolarmente fatture ricorrenti per i clienti che la tua azienda fattura. È possibile utilizzare fatture ricorrenti anche se alcuni degli articoli fatturati possono cambiare su ciascuna fattura. Quickbooks salverà gli elementi standard come modello e ti consentirà di inserire gli elementi rimanenti quando sarai pronto per inviare la nuova fattura. Dopo che una fattura ricorrente è stata “memorizzata”, come la chiama Quickbooks, Quickbooks la inserirà automaticamente nel libro mastro agli intervalli scelti e invierà una copia al cliente tramite posta elettronica.
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Seleziona “Cliente” dal menu nella parte superiore dello schermo. Scegli l’opzione “Crea fatture”. Seleziona il cliente che desideri fatturare dall’elenco. Completa tutti i campi dati che rimarranno gli stessi su ogni fattura per questo cliente. Se sono presenti campi che cambieranno tra le fatture, lasciarli vuoti. Seleziona l’opzione “Da inviare tramite email” nella parte inferiore dello schermo.
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Fai clic su “Modifica” nella barra dei menu in alto e seleziona “Memorizza fattura”. Scegli un nome per la tua fattura e premi invio. Se desideri pianificare la tua fattura ricorrente per un determinato intervallo, fai clic su “Inserisci automaticamente” e inserisci la pianificazione desiderata. Se preferisci che ti venga ricordato di inserire manualmente la fattura nel tuo libro mastro, seleziona “Ricordamelo” e inserisci un programma di promemoria. Fare clic su “OK” per salvare la fattura memorizzata. Chiudere la finestra di creazione della fattura facendo clic su “Annulla”.
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Seleziona “File” dalla barra dei menu in alto e fai clic su “Invia moduli” per inviare le fatture tramite posta elettronica. Verranno visualizzate tutte le fatture ricorrenti salvate. Seleziona le fatture che desideri inviare per email individualmente o fai clic su “Seleziona tutto” per sceglierle tutte. Fare clic su “Invia ora” per indicare a Quickbooks di inviare le fatture ricorrenti ai clienti tramite posta elettronica.