Quando crei una cartella stampa, devi soddisfare due obiettivi principali: promuovere il marchio e il messaggio della tua organizzazione e soddisfare le esigenze dei giornalisti che lavorano nel tuo campo. È necessario che il kit per la stampa sia sia informativo che attraente. Dovrebbe rispondere alle domande di base che i giornalisti hanno sulla tua organizzazione non profit e fornire loro risorse come immagini e biografie. Idealmente dovrebbe aiutare la tua organizzazione a ottenere una copertura positiva per la tua causa.
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Scrivi una storia della tua organizzazione non profit, menzionando i momenti salienti dalla sua fondazione ai giorni nostri. Pensa a questo come alla biografia dell’organizzazione. Questo dovrebbe idealmente essere lungo circa 400 parole e contenere i fatti e le cifre essenziali associati all’organizzazione.
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Crea un elenco dei dirigenti, dello staff e dei principali attori della tua organizzazione non profit e scrivi una biografia in miniatura per ciascuno di essi. Scatta foto ad alta risoluzione dei membri più importanti dello staff da includere in questo elenco.
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Prepara un file ad alta risoluzione del tuo logo e qualsiasi altro materiale di branding che desideri venga utilizzato dai media.
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Scrivi un elenco puntato di fatti essenziali e curiosità sul campo in cui opera la tua organizzazione non profit. Ad esempio, se sei un ente di beneficenza medico, potresti includere statistiche sulla malattia che stai combattendo. Questo documento fornisce ai giornalisti alcune informazioni di base con cui lavorare.
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Contatta le persone che la tua organizzazione non profit ha aiutato a chiedere se potrebbero contribuire con brevi testimonianze per il tuo press kit.
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Includi immagini spontanee di eventi organizzati di recente dalla tua organizzazione non profit.
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Raccogli risorse video e audio da eventi recenti come conferenze o interviste TV che coinvolgono funzionari della tua organizzazione non profit.
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Prepara un file con i tuoi ritagli di stampa – tutte le storie positive che sono apparse recentemente sui media sulla tua organizzazione.
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Preparare un documento che fornisca i dettagli della persona che i media dovrebbero contattare per ulteriori informazioni o per programmare le interviste. Includere le informazioni di contatto del telefono e dell’email.
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Scegli una piattaforma per il tuo press kit. Mentre le grandi aziende spesso creano versioni stampate del loro kit per la stampa come una sorta di brochure, molte organizzazioni con un budget inferiore semplicemente rendono disponibili tutti i documenti, le immagini e le informazioni sul loro sito web. È possibile accedervi tramite un collegamento “Media Kit” nella home page. Avere elementi come le immagini disponibili in formato elettronico è solitamente più utile per i media rispetto a un file cartaceo.