Le stazioni di smistamento della posta sono un aspetto importante del sistema organizzativo di un’azienda. Indipendentemente dal fatto che un’azienda abbia pochi o molti dipendenti, la corretta gestione della posta e di altre consegne garantisce che l’attività sia condotta in modo professionale ed efficiente. Una stazione di smistamento della posta consente di risparmiare tempo e infonde la certezza che le comunicazioni importanti vengono gestite in modo appropriato. Sia che la tua azienda utilizzi una semplice disposizione di cesti e vassoi o una stazione di lavoro personalizzata assemblata utilizzando le migliori attrezzature, la tua stazione di smistamento della posta necessita di diversi componenti.
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Scegli una posizione per la stazione di smistamento della posta. A seconda delle tue esigenze, questo potrebbe essere un muro, un angolo o un’intera stanza. Se la tua azienda dedica una stanza allo smistamento della posta, una parete o una sezione può essere utilizzata per altre operazioni di posta. Ad esempio, potrebbe essere necessaria un’ampia area di smistamento e meno spazio per la distribuzione.
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Posiziona una grande scrivania o un tavolo contro il muro. La tabella dovrebbe essere sufficientemente ampia da contenere una struttura di distribuzione della posta e lasciare spazio di lavoro sufficiente per l’ordinamento. Utilizzare una tabella di smistamento di grandi dimensioni separata, se necessario, per accogliere grandi volumi di posta o posta che richiede diverse fasi di ordinamento.
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Crea o acquista i componenti dei tuoi slot di distribuzione della posta. Puoi scegliere di utilizzare vassoi di plastica impilati, acquistare un sistema di slot per posta o crearne uno personalizzato. Molte aziende utilizzano una semplice struttura in legno con abbastanza spazi per la posta da coprire i numerosi destinatari.
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Metti un bidone della spazzatura e una piccola sedia da ufficio con ruote nella stazione di smistamento. Aggiungi contenitori per la raccolta differenziata, se lo desideri, e posiziona forniture e materiali sul tavolo di lavoro. Includere una cucitrice, un dispositivo di rimozione dei punti metallici, graffette e morsetti, penne e matite, nastro adesivo, buste, blocchi per appunti adesivi e contenitori per contenere le scorte.
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Attaccare i porta etichette adesive al bordo anteriore di ogni slot per la posta. I portaetichette consentono una facile sostituzione delle etichette di carta per i membri del personale e i reparti.
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Inserisci le etichette per ogni dipendente e per i reparti o le unità che ricevono molta posta. Ad esempio, i reparti della contabilità fornitori o delle risorse umane spesso ricevono molta posta riservata. Una società di vendita per corrispondenza potrebbe ricevere molti ordini dei clienti.
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Etichetta slot o contenitori per la posta in uscita, posta che i dipendenti restituiscono come posta distribuita in modo errato e posta in arrivo. Includi altri slot per soddisfare le esigenze della tua azienda.
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Assegna un dipendente allo smistamento della posta e alla gestione delle stazioni di smistamento. Il dipendente, che è una parte importante del sistema, svolge le funzioni, come lo smistamento e la distribuzione della posta in arrivo, il controllo della stazione durante il giorno, la modifica delle etichette degli slot quando necessario e la gestione di situazioni di posta speciali.
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Stabilire le regole per la stazione di smistamento della posta e le procedure per lo smistamento e la distribuzione della posta, se necessario. Alcune aziende hanno regole per la posta interna, quando il personale deve ritirare la posta e ricevere la posta personale. La tua azienda potrebbe richiedere agli smistatori di posta di separare la posta speciale, come ordini o pagamenti, e di consegnarla alla persona appropriata.