Come proprietario di una piccola impresa, devi rispettare le normative sul lavoro. Se offri vantaggi ai tuoi dipendenti, come assicurazione sanitaria e piani pensionistici, devi amministrare adeguatamente tali programmi. I dipendenti delle risorse umane stabiliscono le politiche sul posto di lavoro e sovrintendono ai benefici per i dipendenti. Alcuni datori di lavoro assumono uno staff delle risorse umane in loco per svolgere tali funzioni. Tuttavia, sempre più datori di lavoro stanno esternalizzando i loro doveri di risorse umane e benefici.
Quando affidare all’esterno
Potresti prendere in considerazione l’outsourcing se il tuo personale interno delle risorse umane non conosce le leggi sul lavoro, hai un aumento dei reclami dei dipendenti, hai bisogno di aiuto per motivare i tuoi dipendenti e fornire loro feedback utili, o ti mancano politiche e procedure scritte efficaci. Potresti anche esternalizzare se hai un elevato turnover dei dipendenti o più cause legali dei dipendenti o hai ricevuto multe da agenzie governative per non conformità. Inoltre, se hai bisogno di aiuto per assumere e trattenere lavoratori di qualità e stabilire salari e benefici competitivi, potrebbe essere meglio affidare all’esterno e utilizzare un’azienda specializzata in quelle aree.
Livello di servizio
È necessario decidere quale livello di servizio si desidera che il provider esegua. Ad esempio, è possibile esternalizzare compiti ripetitivi delle risorse umane come lo sviluppo e la manutenzione delle politiche aziendali, le iscrizioni aperte annuali, l’implementazione del programma di benefit e i controlli dei precedenti dei dipendenti. Oppure puoi esternalizzare tutte le tue mansioni relative alle risorse umane e ai benefici, inclusi i processi di reclutamento e nuove assunzioni e cessazioni.
Opzioni
Se attualmente esternalizzi le tue mansioni sui salari a un fornitore di servizi di gestione stipendi, verifica se il fornitore esegue anche l’amministrazione dei benefici. Potresti ricevere uno sconto dal fornitore a causa del volume della tua attività. Alcuni datori di lavoro di piccole imprese affidano in outsourcing le loro mansioni sui salari a un fornitore di buste paga e le loro attività relative ai benefici a un amministratore di terze parti. In questo caso, il datore di lavoro assume una persona interna per fungere da collegamento tra il fornitore di buste paga e l’amministratore di terze parti e per svolgere attività HR in loco. In tutti i casi, è meglio avere almeno una persona competente per le risorse umane in loco in modo che i dipendenti abbiano qualcuno a cui rivolgersi per domande e dubbi.
Leasing dei dipendenti
Un’altra alternativa è un’organizzazione professionale del datore di lavoro, chiamata anche leasing per i dipendenti. Con questo metodo, tu e il PEO stipulate un contratto che inserisce i vostri dipendenti sul libro paga del PEO e li affitta a voi. Il PEO funge da datore di lavoro ufficiale e amministra le funzioni delle risorse umane. Paghi direttamente il PEO per i suoi servizi. Le PEO devono soddisfare alcuni requisiti specifici dello stato per eseguire servizi di leasing per i dipendenti. È possibile contattare il dipartimento del lavoro statale per confermare se una società di leasing dispone della licenza richiesta. Le società di leasing hanno generalmente il potere di acquisto per ottenere bassi tassi di benefici per i loro clienti.
Selezione
La chiave per selezionare un fornitore è determinare le tue esigenze e scegliere l’azienda più adatta alle tue esigenze. Rivolgiti a un’azienda con esperienza nella fornitura di soluzioni ad aziende della tua dimensione. Se hai bisogno di aiuto con una varietà di compiti, rivolgiti a un’azienda che ha uno staff diversificato con un’ampia conoscenza delle risorse umane e dell’amministrazione dei benefici. Prima di citare le tue tariffe fisse o orarie, l’azienda dovrebbe valutare fisicamente i tuoi record, processi e sistemi.
Accordi
Tutti gli accordi stipulati con il fornitore devono essere in forma scritta, inclusi costi e servizi. Assicurarsi che il contratto indichi specificamente chi è responsabile per gli errori commessi dalla società di outsourcing. Ciò è particolarmente importante se l’azienda commette un errore che causa il mancato rispetto della legge federale, statale o locale. Una buona azienda di outsourcing assorbe le sanzioni quando commette l’errore.