Il funzionamento continuo di qualsiasi negozio al dettaglio richiede l’esecuzione di conteggi di inventario di routine per identificare le tendenze di acquisto, tenere conto delle differenze inventariali e mantenere organizzati il reparto vendite e il magazzino. Tuttavia, se la tua azienda si occupa di materiali di consumo, questo può essere più impegnativo dal punto di vista contabile. Un inventario adeguato garantirà che il tuo negozio fornisca solo i prodotti più freschi per i suoi clienti.
Scegliere un momento
Per i punti vendita che non sono aperti 24 ore al giorno, il momento migliore per effettuare l’inventario è quando il negozio è chiuso. I negozi aperti tutto il giorno possono prendere in considerazione la chiusura per alcune ore la mattina presto o la sera tardi per garantire conteggi accurati. Se un negozio deve rimanere aperto, l’inventario dovrebbe essere condotto durante la notte quando il traffico dei clienti è al minimo. Successivamente, tutte le transazioni nei punti vendita o POS dovranno essere sfruttate per garantire conteggi accurati.
Utilizzo del sistema POS per il confronto
Per iniziare l’inventario, tutti i dipendenti che partecipano al conteggio avranno bisogno di un elenco stampato dal sistema POS dei conteggi attuali di ogni materiale di consumo nel negozio. Gli associati dovranno contare sistematicamente tutti gli articoli alimentari corsia per corsia nel reparto vendite e poi fare lo stesso nel magazzino. Per mantenere le cose organizzate, alcuni collaboratori dovrebbero essere assegnati a una singola linea di prodotti, corsia o area del magazzino. Ogni area designata dovrebbe avere etichette stampate attaccate a ogni scaffale o sezione. Mentre i dipendenti eseguono il conteggio dell’inventario, devono prima contare i loro totali accanto ai numeri a disposizione del sistema POS per il confronto e quindi scrivere lo stesso conteggio sull’etichetta del corridoio corrispondente, a significare che l’area è stata contata.
Contabilizzazione delle date di scadenza
L’inventario alimentare presenta sempre una complicazione in più perché ogni prodotto ha una data di scadenza da verificare. Oltre a contare fisicamente il numero di ogni articolo di consumo e confrontarlo con ciò che è a portata di mano nel sistema POS, ogni data di scadenza deve essere esaminata per garantire che il cibo sia ancora commestibile e possa essere legalmente venduto. Qualsiasi cibo scaduto deve essere immediatamente separato dagli articoli vitali sul piano di vendita e nelle aree di stoccaggio per essere scartato. Quando si regolano i conteggi nel sistema POS, è pratica comune prendere appunti separati per la quantità scaduta di ciascun articolo di consumo poiché ciò aiuterà i dipendenti incaricati dell’ordinazione a regolare la quantità di inventario che stanno acquistando.
Deperibili
Sebbene molti deperibili come frutta e verdura non abbiano date di scadenza, dovrebbero comunque essere esaminati per il controllo di qualità durante l’inventario. Ad esempio, se un socio conta 50 arance, ma 20 sono visibilmente marce, il frutto cattivo dovrebbe essere messo da parte e annotato come tale proprio come se fosse scaduto. La regolazione dei conteggi consente agli acquirenti del negozio di identificare le tendenze, ad esempio se un fornitore sta inviando quantità maggiori del normale di prodotti deperibili marci o marci al negozio.
Alimenti surgelati
Di tutti i materiali di consumo che devono essere inventariati, quelli congelati rappresentano la sfida più grande, perché in molti casi gli sportelli del congelatore dovranno essere aperti e il cibo potrebbe dover essere rimosso per contarlo accuratamente. Se il conteggio dell’inventario richiede troppo tempo, gli alimenti possono iniziare a scongelarsi, costringendo i dipendenti a scartare l’intero lotto. Per evitare ciò, i prodotti surgelati dovrebbero essere inventariati tutti in una volta da un team di collaboratori abbastanza grande da poter lavorare rapidamente su ogni articolo.
Secondo Conta
Dopo che l’inventario è stato completato, è necessario selezionare sezioni casuali per un secondo conteggio per garantire il controllo di qualità. I secondi conteggi dovrebbero essere condotti da un collaboratore diverso e ogni discrepanza dovrebbe essere annotata. Se i conteggi di troppi secondi sono disattivati, il processo di inventario può essere riavviato da zero a discrezione del responsabile del negozio.