La merce del negozio è una risorsa e il suo valore deve essere determinato con precisione alla fine dell’anno. Una valutazione corretta è essenziale per preparare un conto economico valido. Gli investitori non si accontenteranno di niente di meno e nemmeno l’Internal Revenue Service. Sebbene un buon inventario di fine anno per un negozio non sia scienza missilistica, richiede comunque un’attenta pianificazione e un’esecuzione disciplinata.
Organizza i tuoi dati
Magazzini e aree di stoccaggio possono diventare disordinati nel corso di un anno. Articoli da esposizione, merci danneggiate e articoli obsoleti possono accumularsi, rendendo difficile un conteggio accurato delle scorte. La pulizia e l’organizzazione in anticipo aiutano ad accelerare il processo di inventario e ridurre al minimo gli errori di conteggio. Etichettare e mettere da parte le scorte che devono essere cancellate o restituite a un fornitore.
Stazione di preparazione
Suddividi le aree espositive e di ripostiglio in sezioni abbastanza piccole da poter contare su una squadra di due persone. Disegna un diagramma con ciascuna sezione etichettata. Assegna una persona per squadra a contare e taggare la merce e un’altra a registrare il conteggio. Tenere una sessione di formazione per i dipendenti che eseguono l’inventario fisico e mostrare loro come contrassegnare le scorte conteggiate e registrare i conteggi. Etichette di inventario e fogli di conteggio sono disponibili nella maggior parte dei negozi di forniture per ufficio.
Pre-count
Un inventario può creare scompiglio con le normali operazioni aziendali. Quando il conteggio fisico può essere effettuato durante le ore il negozio è normalmente chiuso, questo non è un problema. Altrimenti, dovrai affrontare una scelta poco attraente: perdere le vendite chiudendo o aggirare le normali attività aziendali, che possono creare disagi per i clienti. Per ridurre al minimo le interruzioni, conta in anticipo il maggior numero possibile di merci a portata di mano. Ciò può includere merce vecchia o invendibile precedentemente accantonata, scorte di riserva e merci non immediatamente richieste. Gli articoli pre-contati dovrebbero essere etichettati e il personale istruito a non usarli fino al termine dell’inventario.
Processo di inventario
Per evitare di perdere o duplicare i record della merce contata, nominare una persona che distribuisca e raccolga i fogli di conteggio e le etichette di inventario. I membri di ogni squadra di conteggio devono firmare i fogli di conteggio completati prima di consegnarli. Se le squadre sono responsabili di più sezioni, farle completare una prima di iniziare la successiva. Assegnare un supervisore o designare un dipendente per controllare a campione i conteggi raccontando parti di ciascuna sezione. Se il negozio deve rimanere aperto, ridurre al minimo il movimento delle scorte sospendendo le attività di spedizione e ricezione.