Sebbene la maggior parte delle spese aziendali sarà pagata tramite assegno o bonifico bancario attraverso il normale sistema contabile dell’azienda, le spese accessorie e le voci come piccoli anticipi ai dipendenti vengono solitamente trattate come piccoli contanti (dal francese “petit” o “piccolo”). Una persona dovrebbe avere la responsabilità generale del sistema di piccola cassa e dovrebbe fornire denaro ai dipendenti solo quando gli viene fornito un cambiale firmato o una ricevuta approvata per le spese. Il sistema di cassa piccola degli anticipi, in cui il denaro in cassa viene sempre ricaricato fino a un importo fisso, è il metodo più comune per riconciliare la piccola cassa.
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Verificare il saldo di cassa di apertura, controllando la precedente riconciliazione di cassa piccola o sommando l’importo degli assegni di cassa scritti dall’ultima riconciliazione. Per questo esempio, un assegno di $ 100 è stato emesso per contanti piccoli e non vi era alcun saldo di cassa precedente.
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Elenca e somma l’importo delle ricevute di spesa in contanti e degli IOU nella cassetta di sicurezza per piccoli contanti. Ad esempio, nella confezione sono presenti ricevute di spesa per un totale di $ 35 e un IOU per il pagamento anticipato delle spese di viaggio di $ 16. La liquidità totale erogata è quindi ($ 35 + $ 16) o $ 51.
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Dedurre la somma delle spese e degli IOU dal saldo di apertura o dal totale in contanti emesso nella cassa per determinare il contante che dovrebbe essere a portata di mano. Nel nostro esempio, $ 100 in contanti emessi meno $ 51 esborsi significa che dovrebbe rimanere un saldo di cassa di $ 49.
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Contare il contante rimanente nella cassetta di sicurezza per piccoli contanti e confrontarlo con il saldo di cassa calcolato nel passaggio precedente. Indaga su qualsiasi differenza. Ad esempio, se il denaro in cassa è inferiore a $ 49, una ricevuta o un pagherò potrebbero non essere stati forniti, il piccolo cassiere potrebbe aver emesso l’importo sbagliato o del denaro potrebbe essere stato rubato dalla scatola. Se la cassetta di sicurezza contiene più di $ 49, è possibile che un dipendente abbia rimborsato un pagherò senza che il docket originale sia stato annullato, il cassiere potrebbe aver commesso un errore o un dipendente potrebbe aver fornito una ricevuta ma non ancora raccolto i fondi.
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Registra la riconciliazione. Utilizzando le figure di questo esempio:
Saldo di apertura: $ 100.00 Meno spese incassate: $ 35.00 Meno IOU: $ 16.00 Saldo di chiusura calcolato: $ 49.00 Contanti contati $ 49.00 Differenza: $ 0.00
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Richiedi una ricarica in contanti di $ 51 per sostituire il denaro emesso.