Come proprietario di una piccola impresa, il tuo sostentamento è incentrato sulla tua capacità di convincere i tuoi clienti a pagarti in modo tempestivo. Se hai a che fare con grandi aziende, o anche piccole con processi rigorosi in contabilità clienti, consegnare una fattura correttamente formattata può fare la differenza per essere pagati in tempo o aspettare che la società risolva e approvi il pagamento. Inoltre, una fattura correttamente formattata può aiutare il tuo team contabile a tenere traccia dei pagamenti e a risolvere le controversie. È semplice creare un modello di fattura in un’applicazione di elaborazione testi o fogli di calcolo; prenditi del tempo per formattarlo in modo professionale.
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Fornire le informazioni di fatturazione di base nella parte superiore della fattura. Includere la data della fattura, eventuali termini di pagamento della vendita e i dettagli di spedizione. Fornire un campo di riferimento per ulteriori informazioni come il numero dell’ordine di acquisto del cliente o altro riferimento.
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Numerare la fattura. Ogni fattura deve essere numerata in modo univoco in modo che possa essere tracciata individualmente nei tuoi libri. Sebbene le aziende utilizzino molti schemi per numerare le fatture, molte utilizzano prefissi per indicare l’anno di creazione della fattura e identificare i clienti. In un sistema di fatturazione che utilizza questo sistema di numerazione, 12-004-1994 potrebbe indicare una fattura inviata nel 2012, al numero cliente 004, rendendola la 1,994 fattura inviata quell’anno.
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Includi la ragione sociale, l’indirizzo e il numero di telefono nella parte superiore della fattura nell’area “Invia a:”. Queste informazioni sono spesso allineate al margine destro delle fatture.
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Includere il nome del cliente sulla fattura, in un campo “Fattura a:”. Dovrebbe essere il più specifico possibile, includendo la ragione sociale, l’ubicazione e il numero di telefono e, se applicabile, il nome del rappresentante del cliente che ha acquistato la merce. Alcune aziende richiedono a ciascun rappresentante di certificare le fatture prima che vengano pagate, quindi il mancato riferimento a un dipendente potrebbe ritardare il pagamento. Questa informazione è solitamente vicino alla parte superiore, allineata con il margine sinistro.
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Fornire un elenco dettagliato di tutti gli acquisti; questo costituisce la maggior parte della fattura. Per risparmiare spazio, puoi elencare ogni articolo, il suo prezzo e il numero totale di articoli venduti in singole colonne, terminando con un totale di riga per l’articolo.
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Sommare i totali di tutti gli elementi pubblicitari per riepilogare le vendite sulla fattura. Elenca eventuali costi aggiuntivi, come le spese di spedizione o le spese finanziarie, nel corpo della fattura dopo il totale delle merci acquistate. Elenca ogni addebito con una descrizione.
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Fornisci un totale generale in fondo alla fattura. Ciò dovrebbe riflettere ciò che ti aspetti che il cliente ti paghi per tutti i servizi forniti sulla fattura. Includere la data di scadenza e le forme di pagamento accettate, come assegno o trasferimento di denaro.