Le piccole imprese ricevono un grande volume di posta elettronica, che può essere difficile da gestire. Per molte aziende, l’eliminazione delle e-mail non è un’opzione; le e-mail devono essere conservate per motivi legali e di documentazione. Invece di consentire alle e-mail di sopraffare la tua casella di posta, prendi provvedimenti per gestire la posta prima che vada fuori controllo. Implementando i sistemi organizzativi, sei in grado di utilizzare meglio le tue comunicazioni e-mail in modo efficace per servire i clienti.
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Progettare una cartella o un sistema di etichette per la posta in arrivo. Crea una cartella per ogni cliente e crea sottocartelle per i singoli progetti per quel cliente. Se gestisci altre comunicazioni, come domande di potenziali clienti, crea cartelle per questi argomenti. Usa nomi facili da ricordare in modo da individuarli rapidamente. Se il tuo programma di posta lo consente, organizza le cartelle in modo che le più utilizzate siano in alto o evidenziate in un colore specifico. Ogni volta che avvii un nuovo progetto, crea una nuova cartella per semplificare l’organizzazione.
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Gestisci le e-mail non appena arrivano. Invece di leggere le e-mail e lasciarle nella tua casella di posta, organizzale immediatamente. Elimina le email indesiderate. Per i messaggi che non richiedono alcuna azione, spostali nelle cartelle del progetto o dell’oggetto per ripulire la posta in arrivo principale. Contrassegna le email che richiedono un’azione immediata e lasciale nella tua casella di posta; in questo modo, agiscono come una sorta di elenco di cose da fare. Se possibile, controlla la tua posta in orari specifici, in cui puoi concentrarti esclusivamente sulla risposta.
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Imposta filtri e-mail; la maggior parte dei programmi di posta elettronica consente di impostare azioni automatiche in base a criteri specifici, come l’indirizzo di posta elettronica del mittente. Valuta la tua email, prendendo nota delle principali tendenze. Se ricevi un volume elevato di e-mail che è importante conservare ma non richiedono alcun intervento, come le copie delle fatture dei clienti, crea un filtro che le invii direttamente a una cartella per la custodia.
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Svuota regolarmente la tua casella di posta elettronica per evitare un accumulo di massa. Scegli una frequenza che si adatti alla tua normale routine lavorativa. Se la tua pianificazione lo consente, cancella tutti i messaggi alla fine di ogni giornata per semplificare la gestione dell’email del giorno successivo. Per lo meno, stabilisci l’obiettivo di gestire ogni messaggio entro la chiusura delle attività ogni venerdì. Pulisci la tua casella di posta prima di una vacanza e prima di un grande progetto.
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Passa a un sistema di gestione delle risposte e-mail quando la tua azienda supera la capacità dei client di posta standard. Utilizza il sistema ERMS per gestire la posta elettronica, proprio come gestiresti le chiamate con un sistema di chiamata automatico. Cisco Systems consiglia di effettuare il passaggio quando si inizia a ricevere 1000 o più messaggi di posta elettronica dai client al mese.