Proprio come stringere la mano e salutare qualcuno prima di una riunione di lavoro, il modo in cui inizi un’e-mail aziendale determina il modo in cui riceverai tu, il tuo messaggio e la tua azienda. Prenditi il tuo tempo quando scrivi l’oggetto. Il modo in cui è scritto determinerà quando l’email verrà letta. Se il destinatario non ti conosce, il modo in cui è scritta la riga dell’oggetto potrebbe persino determinare se la tua e-mail viene letta o meno. Dopo la riga dell’oggetto, il saluto fa molto per far conoscere al destinatario il contesto dell’e-mail. “Caro Steve” suggerisce una corrispondenza informale tra due sole persone, mentre “Attn: Mr. Harrison” dà al destinatario un indizio che sta per leggere un messaggio più formale e meno personale.
Linea tematica
1
Componi un oggetto breve e diretto. Pensa alla riga dell’oggetto come al titolo o al titolo della tua email. Usa lettere maiuscole sulle parole principali nella riga dell’oggetto, proprio come faresti nel titolo di qualsiasi documento.
2
Inizia la riga dell’oggetto con “Importante:” se è fondamentale che i destinatari aprano immediatamente l’email. Questa parola dovrebbe essere usata con parsimonia e solo se i destinatari concorderanno sul fatto che era importante dopo averla letta. Una buona regola pratica è iniziare una riga dell’oggetto con “Importante:” solo se interrompi una riunione per dirlo.
3
Dare la precedenza alla brevità sulla struttura. Proprio come i titoli dei giornali, trasmettere le informazioni più importanti e renderle visibili è più importante della struttura della frase. Ad esempio, “La nostra riunione domani in sala riunioni alle 9 del mattino …” potrebbe essere l’unica cosa che il destinatario vede se la riga dell’oggetto è troppo lunga. “Importante: incontro 1 ora prima” è più succinto ed è meno probabile che venga trascurato.
4
Correggi la riga dell’oggetto dopo aver scritto il testo dell’e-mail. A volte scoprirai che l’aspetto più importante del messaggio è cambiato mentre lo scrivevi.
Saluti
1
Determina chi è il pubblico della tua email quando scrivi un saluto. Se stai scrivendo a una persona, chiediti come ti rivolgeresti a quella persona se la incontrassi in pubblico. Nella maggior parte dei casi il saluto dovrebbe iniziare con “Caro”, seguito dal nome della persona. I messaggi impersonali, come avvisi o bollettini interni, possono iniziare con “Attenzione” o “Attn:” a un gruppo di persone. Ad esempio: “Attn: Staff” potrebbe iniziare un’e-mail per avvisare il personale di un evento pianificato.
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Indirizza i destinatari in base al nome solo se a tutti coloro a cui viene inviata una copia dell’e-mail viene assegnato il nome con tutti gli altri. Ad esempio, l’utilizzo di “Caro Bill” potrebbe essere appropriato se ti trovi in base al nome con un cliente che è anche un amico. Se stai inviando una copia a un manager o fornitore che non ha incontrato il cliente, “Gentile Sig. Smith” sarebbe più appropriato.
3
Usa “Gentile Signore / a,” se non conosci il nome del destinatario, altrimenti usa il cognome della persona, preceduto da “Sig.” o “Ms.” Usa “Signora” solo se sai che il destinatario preferisce quel titolo. Se non sai se il sesso del destinatario, usa il nome completo. Ad esempio, “Dear Billy Holiday” sarebbe più appropriato se non sapessi che Billy era una donna.
4
Utilizzare un descrittore nel saluto se si invia un’e-mail di massa a più destinatari che appartengono tutti alla stessa categoria. Ad esempio, “Gentili clienti stimati”, sarebbe appropriato se inviassi un messaggio di posta elettronica di massa a tutti i tuoi clienti. Ciò indicherà anche ai destinatari la natura dell’e-mail e che viene inviata ad altri.
Scrivere il messaggio
1
Arriva rapidamente al punto nella prima riga o due del tuo messaggio e comunica le informazioni più importanti nel primo paragrafo. Eventuali elaborazioni dovrebbero essere fatte nei paragrafi successivi.
2
Correggi accuratamente la tua email prima di inviarla. Cerca errori di battitura che potrebbero non essere stati rilevati dal software di controllo ortografico. Esamina attentamente la punteggiatura.
3
Firma l’email in modo simile al saluto. Usa il tuo nome completo nella firma in tutti i casi, fornendo il tuo titolo e le informazioni di contatto, a meno che tu non abbia usato il nome del destinatario nel saluto.