La posta elettronica ha rivoluzionato le comunicazioni aziendali. Gli imprenditori non sono più in balia della velocità dell’ufficio postale e non devono tirare i dadi se qualcuno è in ufficio per ricevere una telefonata. Le aziende possono risparmiare denaro, aprire opzioni di marketing efficaci, mantenere aperte le linee di comunicazione all’interno di un’azienda e collaborare a progetti, il tutto attraverso l’uso della posta elettronica. Le generazioni future di lavoratori sono più a loro agio nell’usare la posta elettronica rispetto alle lettere o ai promemoria tradizionali. Le aziende possono esplorare i metodi di utilizzo della posta elettronica per raggiungere obiettivi importanti e rendere il business più efficiente.
Facilità di comunicazione
L’email ha raggiunto un alto livello di popolarità grazie soprattutto alla sua comodità. I messaggi si muovono rapidamente e molte informazioni possono essere condivise nel corpo dell’e-mail o tramite allegati. Le e-mail possono essere facilmente archiviate e ricercate. Le e-mail offrono allo scrittore la possibilità di riflettere sui suoi pensieri e presentare un livello di comunicazione professionale. Le aziende utilizzano la posta elettronica per sollecitare nuovi clienti, fornire assistenza ai clienti e tenere i dipendenti aggiornati sugli sviluppi. La versatilità della posta elettronica la rende una parte indispensabile di qualsiasi piccola impresa moderna.
Costi
I piccoli budget sono spesso una realtà della vita delle piccole imprese. Le aziende possono contenere i costi utilizzando servizi di posta elettronica Web a basso costo o gratuiti. Molti documenti che venivano inviati tramite posta a normali tariffe di affrancatura possono essere inviati tramite posta elettronica. Questi risparmi si sommano in modo significativo nel tempo. Il denaro viene risparmiato anche dalla velocità della posta elettronica. Modificare una proposta e rispondere rapidamente alle esigenze del cliente potrebbe fare la differenza tra una vendita effettuata e una vendita persa.
Marketing
Il marketing è uno dei principali utilizzi aziendali della posta elettronica. Una campagna di email marketing ben gestita è efficace, poco costosa e crea buona volontà con i clienti. Le aziende di mattoni e malta possono facilmente inviare coupon o memorizzare aggiornamenti per attirare i visitatori. Qualsiasi azienda può avviare una regolare newsletter elettronica con contenuti accattivanti che catturano l’attenzione dei clienti e mantengono l’azienda in primo piano. Tutto questo viene fornito senza i costi di stampa e affrancatura associati a newsletter e invii fisici.
Facilità di accesso
Le lettere cartacee possono accumularsi negli schedari ed essere inaccessibili quando si è in viaggio. È possibile accedere alle e-mail tramite laptop e altri dispositivi mobili indipendentemente dal fatto che ci si trovi in ufficio, in viaggio, in campo o fuori per il fine settimana. La posta elettronica consente a dipendenti e proprietari di gestire in modo efficiente le comunicazioni in modi che si adattano al loro tempo e alla loro pianificazione. È un fattore chiave per avere una forza lavoro mobile efficace.
Collaborazione
È possibile inviare e-mail a più persone e gruppi da utilizzare come strumento di collaborazione o formazione. Ciò può avvenire sotto forma di un sondaggio o di una richiesta di feedback da parte dei clienti. Può anche essere utilizzato per la stesura di proposte commerciali con i partner e per tenere i dipendenti aggiornati su nuove procedure o progetti. L’e-mail consente ai partecipanti di lavorare insieme alla propria velocità, piuttosto che sotto la pressione di una teleconferenza o di una riunione di persona. Significa anche che viene mantenuta una buona registrazione del lavoro per riferimento futuro.