Tutte le piccole imprese sono tenute a tenere registrazioni accurate del proprio flusso di cassa ai fini fiscali. Inoltre, è fondamentale per una corretta gestione tenere traccia di altre misure del successo aziendale. Il modo migliore per garantire un’adeguata tenuta dei registri è automatizzare il maggior numero possibile di questi processi, quindi non è richiesto alcuno sforzo umano.
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Registra immediatamente qualsiasi reddito sostenuto dalla tua attività. La maggior parte delle transazioni di vendita può essere informatizzata e registrata automaticamente; ad esempio, utilizzare registratori di cassa con data e ora di tutte le vendite e conservare un registro informatizzato interno per il successivo download nel software di contabilità. I registratori di cassa più vecchi manterranno questi record per l’attività su nastro di carta; tuttavia, richiedendo l’immissione manuale di queste informazioni, quasi certamente causiamo errori di immissione dei dati o la perdita di dati perché è troppo noioso mantenere ogni transazione.
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Tieni traccia dei flussi di lavoro in uscita effettuando il maggior numero di acquisti possibile con i pagamenti elettronici. Il tuo servizio di online banking conserverà quindi registrazioni perfette di tutti i pagamenti. In confronto, gli assegni cartacei devono essere riconciliati con il conto in una data successiva e introduce un intervallo di tempo tra il momento in cui viene effettuato un acquisto e quando l’acquisto viene addebitato sul conto. Ciò può essere utile ai fini del flusso di cassa, ma questo vantaggio è ampiamente controbilanciato dall’immediatezza e dalla comodità di una contabilità sempre aggiornata.
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Misura le ore lavorate da parte di tutti i dipendenti stipendiati e orari, utilizzando mezzi che non incidono sul loro flusso di lavoro o sul morale. Ad esempio, il vecchio orologio può abbassare il morale dei lavoratori inducendoli a “premere un orologio”, ma questo impatto è ridotto se il loro tempo viene monitorato richiedendo un accesso al registratore di cassa quando arrivano alla loro stazione di sportello. Non utilizzare il monitoraggio del tempo per penalizzare i dipendenti, a meno che non si sospetti una frode intenzionale, ma piuttosto per misure generali di efficienza.
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Conserva registrazioni aggiuntive sul numero di clienti che hai ogni giorno, oltre al loro volume di vendite. Il traffico walk-in e gli affari ripetuti dovrebbero essere correlati agli sforzi di marketing, nonché a esternalità incontrollabili, come condizioni meteorologiche, temperatura e umidità, e fattori economici che possono migliorare o deprimere il clima aziendale. Un sensore porta può essere utilizzato per misurare il numero di clienti nel negozio e confrontarlo con il numero di vendite. Alcuni di questi fattori non avranno alcun impatto sulla tua attività, mentre altri potrebbero causare enormi fluttuazioni delle vendite. Imparare quali fattori sono correlati alla tua attività è la chiave per guidare e aumentare il volume delle vendite.