La maggior parte delle aziende tiene a portata di mano un “cassetto contanti” per gestire le piccole spese che si verificano quotidianamente, ma che sono troppo piccole per renderne conto formalmente o per passare attraverso un processo di approvazione del pagamento. Questo potrebbe essere utilizzato per le spese, come l’acquisto spontaneo del pranzo per i partecipanti alla riunione o l’invio di uno stagista in ufficio per fare scorta di graffette e bibite in sala pausa. Molte di queste aziende non prevedono un budget per tali spese, ma poiché possono aumentare nel tempo, questa contabilità non è saggia.
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Aggiungi tutte le spese in contanti effettuate in un periodo di tempo, ad esempio da uno a tre mesi, al libro mastro delle spese. Ovviamente dovresti già farlo. In tal caso, è possibile lavorare a ritroso dai record correnti e procedere immediatamente al passaggio successivo.
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Calcola l’importo totale di tali spese effettuate su base settimanale o mensile e calcola la media nel periodo che stai considerando. Ad esempio, se le tue spese in contanti per un periodo di tre mesi sono $ 157, $ 318 e $ 98, le tue spese medie in questo periodo sono $ 191 al mese.
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Stabilire se i pagamenti attualmente in corso in contanti debbano essere effettuati con un sistema di pagamento più formale. Se la tua azienda effettua pagamenti ricorrenti in contanti di grandi importi, comunque tu definisca “grandi” per la tua attività, questi non dovrebbero essere contabilizzati dal cassetto della cassa, anche se continui a effettuare questi pagamenti in contanti.
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Decidi se vuoi che il tuo budget tenga semplicemente traccia delle tue spese o se vuoi impostare un limite rigido sulla quantità di denaro speso dal cassetto della cassa. Se stai monitorando solo le spese, utilizza la media mensile come importo del budget. Se desideri impostare un limite rigido, determina quale limite rigido utilizzare in base agli importi precedenti. Ad esempio, alcune aziende potrebbero considerare accettabili $ 318 in un mese e impostare un budget per $ 300 al mese come limite rigido; altre potrebbero utilizzare questa contabilità per dire che è troppo e impostare $ 200 come limite rigido.
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Trasferire un importo specifico di fondi nel cassetto della cassa come deciso nel passaggio 4. Se si dispone di un limite rigido, trasferire solo quei fondi e chiarire a tutti i dipendenti che tutti gli altri pagamenti non devono essere effettuati da altre fonti; molti dipendenti potrebbero essere abituati a ritirare tali pagamenti da un registratore di cassa, a causa delle passate procedure aziendali, o di prelevarli di tasca e aspettarsi il rimborso in un secondo momento. Questo è uno dei principali svantaggi del metodo del limite rigido, poiché in primo luogo toglie la comodità iniziale di utilizzare un cassetto contanti.