I dipendenti di una piccola impresa potrebbero essere i lavoratori più affidabili del pianeta, ma è una cattiva pratica contabile fornire loro denaro per coprire le spese senza un sistema per garantire che le spese possano essere monitorate con precisione. Molte piccole imprese utilizzano una nota spese generale per tre motivi principali: monitorare l’utilizzo del denaro dell’azienda da parte dei propri dipendenti; garantire che i dipendenti non spendano pagamenti di spese per mezzi personali; e per semplificare il monitoraggio delle spese a fini fiscali e contabili. Poiché non esiste un unico modo per tenere traccia delle spese e aiutare i dipendenti a “cancellare” le spese sostenute nel normale corso degli affari, molti contabili sviluppano moduli per soddisfare le esigenze della propria azienda. Le piccole imprese utilizzano spesso moduli cartacei che consentono ai dipendenti di tenere traccia e inviare manualmente le spese.
1
Apri un documento di elaborazione testi vuoto. Fornire uno spazio sul documento per includere le informazioni di base sul dipendente e il periodo di tempo per la cancellazione delle spese, con campi per tenere traccia dei nomi dei dipendenti e, se applicabile, un numero di riferimento che collega il conto spese del dipendente. Determina il periodo di tempo che il rapporto coprirà, ad esempio un ciclo di rapporti mensile o bisettimanale. Se il dipendente in genere non annulla le spese ma presenta reclami per un breve periodo, come un viaggio di lavoro, un unico rapporto può coprire il viaggio.
2
Includere i campi nel documento in cui i lavoratori scrivono la data di presentazione del rapporto e, se si tratta di un viaggio di breve durata, le date e lo scopo del viaggio. Inoltre, includere un campo che elenca la data in cui la contabilità ha rimborsato le spese al dipendente. Questo è spesso noto come “data di liquidazione”.
3
Sviluppa un foglio di calcolo o un grafico all’interno del documento per consentire al dipendente di tenere traccia della data e del tipo di spesa in base all’importo. Suddividi i tipi di spesa in categorie riconosciute dall’Internal Revenue Service, fornendo una colonna per elencare la data di ciascuna spesa, una colonna per le spese di viaggio, come parcheggio, tariffe dei taxi e biglietti aerei, una colonna per i pasti, una colonna per le spese di alloggio e una colonna per l’intrattenimento.
4
Includere una colonna nel grafico per spese varie come suggerimenti per fornitori di servizi, costi per l’accesso Wi-Fi o altre spese sostenute nel settore dell’attività. Fornire una sezione nel modulo in cui i dipendenti spiegano ogni spesa varia.
5
Includere una riga nella parte inferiore del documento per consentire ai dipendenti di firmare il modulo di spesa per certificarne l’accuratezza. Richiedi ai dipendenti di inviare le ricevute per ogni spesa dettagliata elencata nel modulo, per garantire che il denaro non sia speso per errore e fornire alla contabilità i documenti necessari per cancellare le spese dei dipendenti.