Quando si assumono nuovi dipendenti o collaboratori esterni, l’Internal Revenue Service richiede di fornire al nuovo assunto una serie di moduli che verificano lo stato di cittadino, il tipo di entità e le ritenute fiscali desiderate. Lo stato della tua relazione d’affari determina se devi utilizzare il modulo W-9 o il modulo I-9.
Modulo W-9
Il modulo W-9 è un modulo utilizzato dai clienti per richiedere il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del contribuente di contraenti indipendenti. Questo modulo non è utilizzato da chi ha un rapporto datore di lavoro / dipendente, ma da chi ha un rapporto cliente / appaltatore. Nella maggior parte dei rapporti cliente / appaltatore, il cliente non trattiene le imposte sul reddito né completa un W-2 alla fine dell’anno. Il cliente, tuttavia, tiene traccia dei pagamenti al contraente e completa un 1099-MISC o 1099-K.
Modulo I-9
Il modulo I-9 è il modulo utilizzato dai datori di lavoro per richiedere lo status di cittadino di ciascun dipendente. In questo modulo, il dipendente deve indicare se è un cittadino statunitense, cittadino non cittadino, residente permanente o straniero registrato per lavorare nel paese. Il dipendente deve anche fornire il proprio numero di previdenza sociale o il numero di registrazione dello straniero ai fini della dichiarazione dei redditi. Il modulo I-9 non ha alcun ruolo nelle ritenute alla fonte.
Modulo W-4
Il modulo W-4, o certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente, è il modulo IRS ufficiale utilizzato dai datori di lavoro per determinare le ritenute fiscali sul reddito. Ogni neo assunto deve compilare il modulo e indicare la quota di ritenuta alla fonte e le indennità desiderate. Se il tuo dipendente non compila un W-4, l’IRS ti richiede di trattenere le tasse all’aliquota fiscale più alta, che è singola senza indennità di ritenuta alla fonte.
Calcolare le tasse
In combinazione con la circolare E, o la guida fiscale del datore di lavoro, utilizzare l’aliquota di ritenuta alla fonte e il numero di indennità desiderati sul modulo W-4 per determinare le ritenute fiscali sul reddito di un dipendente. Dopo aver calcolato la tassa di previdenza sociale e Medicare del dipendente, che è rispettivamente il 6.2% dei primi 113,700 $ e l’1.45% di tutto il reddito a partire dal 2013, sottrarre le indennità di ritenuta alla fonte del dipendente dal reddito lordo. È possibile trovare l’attuale importo della ritenuta alla fonte nella tabella “Metodo percentuale” inclusa nella Circolare E. Determinare l’imposta del dipendente abbinando il reddito rimanente al periodo di paga e all’aliquota di ritenuta alla fonte desiderata nelle “Tabelle metodo percentuale per ritenute fiscali sul reddito” su Circolare E. Calcola l’imposta sul reddito del dipendente utilizzando la formula fornita. Sottrai la previdenza sociale, Medicare e le imposte sul reddito federali dal reddito lordo per determinare il reddito netto del dipendente.