Il modulo W-2 è il documento che un datore di lavoro fornisce ai dipendenti spiegando l’importo del risarcimento guadagnato per quell’anno fiscale, nonché le imposte federali e statali trattenute. Il W-2 verifica anche le informazioni dei dipendenti, come i numeri di previdenza sociale e gli indirizzi. Mentre i datori di lavoro ti forniscono il tuo W-2 entro il 31 gennaio, il datore di lavoro deve anche fornire il W-2 all’IRS e ai governi statali e locali entro il 28 febbraio, in modo che questi enti governativi possano verificare l’ammontare delle tasse dovute . Il datore di lavoro deve inoltre inviare una copia del modulo W-2 all’Amministrazione della sicurezza sociale.
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Determina i dipendenti della tua forza lavoro per i quali è necessario presentare un modulo W-2. Non sarà necessario fornire agli appaltatori indipendenti un modulo W-2 in quanto vengono forniti i moduli 1099 poiché non sono dipendenti.
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Determina, acquista e installa il software W-2 che desideri utilizzare.
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Inserisci le informazioni della tua azienda nel sistema. Le informazioni richieste includeranno il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di identificazione del datore di lavoro.
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Unisci i dati sui salari e le informazioni vitali per ogni dipendente, come il numero di previdenza sociale, gli indirizzi, la retribuzione e le tasse pagate, nel software W-2.
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Stampa W-2 completati per la tua forza lavoro.
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Invia a ciascuno dei tuoi dipendenti le copie cartacee 1, B, C e 2 del modulo W-2. Questi devono essere inviati ai dipendenti entro il 31 gennaio dell’anno successivo alla fine dell’anno fiscale.
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Invia all’IRS una copia del modulo W-2 entro il 28 febbraio.
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Presentare il W-2 alla Social Security Administration (SSA) entro il 28 febbraio poiché la SSA accetta solo moduli archiviati elettronicamente.